Nach dem Upload von Belegen können Sie diese in der Überprüfungsgruppe bearbeiten. Hier lesen Sie alles über diesen Arbeitsschritt und wie Sie Dokumente reorganisieren.


Wenn Sie Belege direkt in Domonda hochladen (oder unseren praktischen Email-Import dafür nutzen), wandern diese zunächst in eine Überprüfungsgruppe; eine Art “Posteingang”. Hier können Sie die Dokumente vor dem finalen Upload & der automatischen Auslese prüfen und bei Bedarf bearbeiten oder entfernen. In diesem Artikel erfahren Sie alles rund um das Thema Trennen und Reorganisieren von Belegen.

Zur Überprüfungsgruppe über das Hauptmenü gelangen

Die Überprüfungsgruppe dient als erste Kontrollinstanz und sollte regelmäßig angewendet werden.


Funktionen der Überprüfungsgruppe

In der Überprüfungsgruppe können Sie jene Belege einsehen, die kürzlich hochgeladen wurden, jedoch noch nicht überprüft wurden. Die unterschiedlichen Belege sind in Spalten voneinander getrennt. Seiten, die innerhalb einer Spalte untereinander gelistet sind, gehören zusammen und werden nach der Überprüfungsgruppe auch als ein Beleg im System archiviert.

Fertig Button

Wenn alle Dokumente korrekt sind & nicht bearbeitet werden müssen, können Sie die Überprüfungsgruppe über den Fertig-Button ganz einfach abschließen und die Dokumente damit final hochladen. Erst dann beginnt in domonda die automatische Auslese der Belege.

Wenn Dokumente der Überprüfungsgruppe doch bearbeitet werden müssen, können Sie folgende Änderungen vornehmen:

Belegkategorie ändern / Dokument einem Arbeitsablauf zuordnen

An den Pfeilen beim jeweiligen Dokument können Sie sehen, als welcher Belegtyp das Dokument hochgeladen wurde. Der rote Pfeil steht für Belegkreis Eingangsrechnung, der grüne Pfeil für Ausgangsrechnungen.

Belegkategorie für Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen

Durch Klicken auf das 3-Punkte-Icon öffnet sich ein Submenü. Dort können Sie die Belegkategorie des einzelnen Dokumentes abändern und den Beleg in einen Freigabeprozess schicken (nur möglich, wenn Sie Freigaben in Ihrem Account aktiviert haben. Hier können Sie mehr darüber erfahren).

Submenü durch klick auf die drei Punkte öffnen

Sie können auch direkt alle Belege der Überprüfungsgruppe gemeinsam bearbeiten. Dazu klicken Sie bitte auf das 3-Punkte-Icon rechts neben “X Dokumente”. Die Änderungen, die dort vorgenommen werden, werden auf alle Belege in der Überprüfungsgruppe angewandt.

Gemeinsames Bearbeiten der Belege in der Überprüfungsgruppe

Beleg ansehen, Belegseiten als Anhang markieren, Beleg löschen

Auf jedem Beleg finden Sie die folgenden 3 Icons:

Icons

Über das Auge können Sie den Beleg in Großansicht anzeigen lassen.

Mit Hilfe der Büroklammer können Sie Seiten des Beleges als Anhang markieren. Das ist vor allem dann nützlich, wenn in einem Dokument beispielsweise zu einer Rechnung das ursprüngliche Angebot oder auch AGBs mitgeschickt wurden. Jene Seiten, die als Anhang markiert werden, werden bei der maschinellen Auslese ignoriert.

Es dürfen nie alle Seiten des Dokuments als Anhang markiert werden. Dies führt zu einer Fehlermeldung beim Abschließen der Überprüfungsgruppe.

Über den Papierkorb kann der Beleg gelöscht werden.

Belegseiten trennen/zusammenführen

Manchmal kommt es vor, dass Dokumente per Scanner eingescannt und hochgeladen werden. Die Dokumente werden dabei in einem Scan-Vorgang allesamt eingescannt und abschließend in eine PDF-Datei gepackt. Dieser Vorgang ist zum Scannen zwar sehr praktisch, würde aber dazu führen, dass all jene Belege aus einem PDF auch als ein Dokument, also ein Beleg, hochgeladen werden. Um dies zu vermeiden gibt es die Möglichkeit Belege zu trennen & zusammenzuführen, (um sie bspw. neu zu ordnen). Hierfür gibt es 2 Optionen:

  1. per Drag & Drop:
    Klicken Sie auf die Belegseite, die Sie verschieben möchten und halten Sie die Maustaste gedrückt. Ziehen Sie die Belegseite in eine andere Spalte, um sie einem anderen Beleg zuzuordnen oder ziehen Sie die Seite in die '+' Spalte, um mit dieser Seite einen neuen Beleg zu erstellen.

    Trennen und Zusammenführen per Drag and Drop


    Sie können auf diese Art auch mehrere Seiten auf einmal verschieben. Dafür können Sie zuvor einfach jene Seiten markieren, die Sie gemeinsam verschieben möchten.


2. per Pfeiltasten:
Auf jedem Beleg befinden sich links neben dem 3-Punkte-Icon zwei Pfeiltasten. Über diese
kann man den ganzen Beleg (mit allen Seiten) mit dem Dokument rechts oder links verbinden.

Funktion der Pfeiltasten

Einzelne oder mehrere Seiten können Sie innerhalb einer Dokumentenspalte auf einer
ausgewählten Seite mit den jeweiligen Pfeiltasten verschieben.

Funktion von Pfeiltasten

Dokumente reorganisieren

Es kann passieren, dass Dokumente in der Überprüfungsgruppe falsch übernommen wurden. Sollte dies der Fall sein, haben Sie die Möglichkeit, die Belege erneut in die Überprüfungsgruppe zu schicken. Gehen Sie dabei folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie jene Belege, die Sie in der Überprüfungsgruppe bearbeiten möchten.

  2. Wählen Sie im Anschluss die Option Dokumente reorganisieren.

  3. Um die Aktion abzuschließen, klicken Sie auf Bestätigen.

  4. Nun können Sie die Dokumente in der Überprüfungsgruppe wieder nach den oben beschriebenen Möglichkeiten bearbeiten.