Für welche Anwendungsfälle im Bereich der Spesenabrechnung ist domonda geeignet

  • Kreditkarten von Geschäftsführer und Mitarbeiter

  • Spesenerstattung/Barauslagen von Geschäftsführer und Mitarbeiter

Auf unserer Website beschreiben wir übersichtlich die Anwendungsfälle der Spesenabrechnung bei domonda. In diesem Artikel erfahren Sie mehr Details der genauen Durchführung in domonda.

Spesenerstattung im Unternehmen - die Problemstellung:

  • Die Kreditkartentransaktionen müssen mit den Belegen mühsam abgeglichen werden. Oftmals fehlen Belege und es ist mit Aufwand verbunden, diese Belege vom Mitarbeiter/Geschäftsführer nachgereicht zu bekommen.

  • Mit steigenden Aktivitäten, steigen die Kosten und der Aufwand, die monatliche Abrechnung administrativ zu bewältigen.

  • Steigender Aufwand für Mitarbeiter und Geschäftsführer, die Auslagen aufzulisten und einzureichen.

Die domonda Lösung:

  • Die Transaktionen der Kreditkarten werden als CSV-Dateien eingespielt. Automatische Verknüpfung (Matching) der Transaktionen mit den Belegen. Über die Transaktionsliste der Kreditkarte können Transaktionen gefiltert werden, zu welchen Belege fehlen. 

  • Fehlende Belege können auf einen Blick identifiziert und angefordert werden. Auch innerhalb von domonda

  • Strukturierte Übersicht auf Mitarbeiter-Ebene und einfache Erstattung.

  • Projektzuordnung durch Verschlagwortung und Kostenstellen Zuteilung.

Vorteile

  • Schnelles identifizieren von fehlenden Belegen. 

  • Zeitsparende und effiziente Organisation.

  • Ortsunabhängig und mobil Erfassung. 

  • Transparenz für Geschäftsleitung und Mitarbeiter.

  • Zeitsparend für Mitarbeiter (kein Excel, keine Listen).

Umsetzung in domonda - Step by Step

Wir begleiten Sie beim Aufsetzen der Lösung und definieren mit Ihnen die beste Konfiguration.

  • Es werden für jeden Mitarbeiter Belegkreise erstellt (Verrechnungskonten, also z.B. MK (als Initialen des Mitarbeiters)

  • Jeder Belegkreis/Mitarbeiter bekommt somit seine eigene E-Mail Adresse (z.b. er+mk+NameDerFirma@domonda.com) an welche Belege weitergeleitet werden können.

  • Zusätzlich kann hier sehr effektiv mit den Tags gearbeitet werden (z.B. durch Zusatz von #projektbezeichnung oder #kostenstelle in der Betreffzeile der Email)

  • 2 Arten der EInbindung des Mitarbeiters beim Erfassen der Spesen:

    • Der jeweilige Mitarbeiter sendet nun seine Belege an die E-Mail-Adresse, somit ist seine Mitarbeit abgeschlossen.

    • Alternativ: Der Mitarbeiter erhält einen Login zu domonda. Durch das domonda Rechtesystem kann sichergestellt werden, dass der Mitarbeiter nur seinen Belegkreis sieht. Der Mitarbeiter erhält auch keine Ansicht der Banktransaktionen. So kann der Mitarbeiter kontrollieren, welche Belege bereits ausgelesen sind, was er bereits hochgeladen hat, er kann per Drag & Drop Belege hochladen und den Zahlungsstatus einsehen.

Workflows

Eine weitere optiionale Möglichkeit besteht in domonda, die hochgeladenen Spesenbelege noch in einen Workflow zu schicken. Dies kann automatisch geschehen, damit z.B. von einem Vorgesetzten die Spesen noch vor Auszahlung freigegeben werden können.

Die Abrechnung am Ende des Monats

  • Am Ende eines Monats (bzw. wenn der Zahllauf für die Spesenerstattung stattfinden soll) werden die einzelnen Belegkreise in der domonda Aufstellung angezeigt. Dafür wird ein Filter konfiguriert:

    • z.B. Belegkreis "MK"

    • Zahlungstatus "Nicht Bezahlt"

  • domonda zeigt in der Übersicht die Anzahl der Belege und die Gesamtsumme (z.B. 3 Belege 150€)

  • Diese Summe kann dann aus dem Online Banking an jeden Mitarbeiter überwiesen werden. (Alternativ kann in jedem Beleg mittels Eingabe des "Mitarbeiter IBAN" die Überweisung aus domonda getätigt werden).

  • Im Nachgang wird die Auswahl der Belege markiert und eine Aktion für alle Belege durchgeführt und somit der Zahlungsstatus wird auf "Spesenerstattet" gesetzt.

Dies beschreibt eine Art der Konfiguration, welche für viele unsere Kunden bereits seit Jahren im Einsatz ist. Bei Fragen melden Sie sich gerne bei unserem Support oder hinterlassen uns ein Kommentar auf dieser Seite.