Dieser Artikel beschäftigt sich mit der Verwaltung von Zugriffsrechten in domonda. Legen Sie neue Benutzer an und legen Sie den Umfang der Daten fest, welche diese einsehen können.

Benutzer können nur von Administratoren verwaltet werden. Sollten Sie über keinen domonda Administrator verfügen kontaktieren Sie bitte unser Support Team über support@domonda.com

Rollen

Auf die unterschiedlichen Benutzerrollen gehen wir in einem gesonderten Artikel ein, welchen Sie über folgenden Link erreichen.

Wo können Benutzerrechte/Zugriffsrechte verwaltet werden?

Domonda Benutzer können von Administratoren in den Einstellungen verwaltet werden. Die Einstellungen können durch Klick auf Ihren Namen geöffnet werden.

Screenshot eines Dropdowns aus der domonda App, welches die Menüpunkte Sprachauswahl, Einstellungen, Erweiterungen und Abmelden anzeigt.

In den Einstellungen gelangen Sie über den Menüpunkt Firma zu den Benutzer und Zugriffsrechten.

Unterschied zwischen Benutzer und Zugriffsberechtigten

Benutzer können systemweit nur einmal angelegt werden. Zugriffsberechtigungen können für unterschiedliche Firmen erteilt werden. Folglich ist es möglich mit einem Benutzer mehrere Firmen managen.

Neue Benutzer anlegen

MitarbeiterInnen, welche noch keinen domonda Zugang haben, werden zunächst als Benutzer angelegt.

Klicken Sie in den Firmeneinstellungen auf Benutzer. Es sollte Ihnen die Benutzeroberfläche angezeigt werden und alle bisher angelegten Benutzer auflisten.

  1. Klicken Sie in der Benutzeroberfläche auf erstellen.

  2. Vorname und Nachname wie die E-Mail Adresse sind Pflichtfelder und müssen eingetragen werden um einen Benutzer erfolgreich anlegen zu können.

  3. Um den Nutzer anzulegen muss abschließend im Dialogfenster der Benutzeranlage noch auf “Erstellen” geklickt werden.

  4. Der neu angelegte Benutzer erhält im Anschluss einen Link zum erstmaligen Anmelden als E-Mail ausgesendet.

  5. Über die Zugriffsrechte können die angelegten Nutzer eingesehen werden, welche derzeit Zugriff auf die ausgewählte Firma haben. Des weiteren kann über die Zugriffsrechte eingestellt werden auf welche Bereiche der Benutzer Zugriff hat.

Zugriffsrechte verwalten

Über die Zugriffsrechte haben Admins die Möglichkeit die Zugriffsrechte einzelner Benutzer anzupassen, Berechtigungen auf einzelne Arbeitsabläufe zu beschränken oder die Rolle des Benutzers anzupassen.

Zugriffsrechte auf einzelne Arbeitsabläufe/Workflows einrichten

Wenn Sie in den Einstellungen “Zugriffsrechte” angekommen sind können Sie durch einen Klick auf einen Benutzer die Zugriffsrechte des Benutzers bearbeiten. Ihnen sollte nachfolgende Oberfläche angezeigt werden.

Screenshot der Einstellungen für Zugriffsrechte im domonda Account.

  1. Über die Rolle kann definiert werden welche Rolle der Benutzer in Ihrem domonda Account einnehmen wird.

  2. Über “Befindet sich in einem Arbeitsablauf” kann eingestellt werden, dass der Benutzer nur Belege sieht, welche einem bestimmten Arbeitsablauf zugeordnet wurden.

  3. Über “Ist eine Rechnung kann eingestellt werden, dass es sich um eine Rechnung handeln muss. Der Benutzer hätte bei “Ja” nur Zugriff auf Dokumente die entweder der Kategorie Eingangsrechnung oder der Kategorie Ausgangsrechnung zugewiesen wurde.

  4. Über “hat Freigabeanfrage” kann eingestellt werden, dass der Benutzer nur Belege einsehen kann, welche über Genehmigungsanfragen verfügen, welche ausdrücklich an diesen Benutzer gerichtet wurden.

  5. Über “Zugriffserlaubnis für Dokumentenkategorien” kann definiert werden auf welche unterschiedliche Dokumentkategorien der Benutzer Zugriff hat.

  6. Über “Zugriffsrechte für Arbeitsabläufe von Dokumenten” kann einem Benutzer zuerst ein Arbeitsablauf zugewiesen werden und dann definiert werden auf welchen Prüfschritt der Entscheidungsbefugte Zugriff hat.

Sollten Sie unbeantwortete Fragen zu den unterschiedlichen Zugriffseinstellungen haben können Sie sich gerne an unsere Supportkanäle wenden.