Digitale Rechnungsfreigaben

Allgemein 

Mit domonda lässt sich ein digitaler Rechnungsfreigabe-Prozess individuell an Ihre Organisation anpassen. Unsere Cloud-basierte Lösung macht die physische Signatur-Mappe obsolet. Mit wenigen Klicks wandert eine Rechnung durch die unterschiedlichen Organisationseinheiten Ihres Unternehmens.

Eine internationale Hotelgruppe nutzt die domonda Workflows zur Freigabe von Rechnungen. Die Hierarchieebenen und Sonderregelungen zur Unterzeichnung von Oberbetragsgrenzen durch das Management wurden vollständig digital abgebildet. Die komplette Verwaltung von Rechnungen wird systematisch in domonda abgewickelt. https://domonda.com/success-stories/success-story-hotelgruppe-digitale-finanzprozesse/

Vorteile:

• Prozessoptimierung

• Unabhängig von Ort und Zeit der involvierten Mitarbeiter

• Finanzielle Transparenz

• Effiziente Arbeitsabläufe

• Mehrstufige und regelbasierte Automatisierung (z.B. Betragsgrenzen, Lieferantennamen)

Prüfschritte definieren

Der domonda Freigabeprozess kann beliebig komplex ausgestaltet werden. Von einfachen Prozessen, die nur den Status “Zu prüfen” und “Freigegeben” kennen, bis zu 6-stufigen Abteilungs-Freigaben über mehrere Hierarchieebenen hinweg, lässt sich der domonda Workflow flexibel gestalten.

Im ersten Schritt wird festgestellt, wie viele Abteilungen in einer Firma existieren. Diese werden angelegt und Sie haben beim Import von Belegen die Möglichkeit, die Belege unterschiedlichen Abteilungen zuzuweisen.

Im nächsten Schritt wird die Firmenhierarchie erfasst und in domonda eingearbeitet. Hierüber werden die individuellen Freigabeprozesse definiert.

Automatisierung des Workflows durch Regeln

Der Freigabeprozess in domonda weist einen hohen Grad an Automatisierung auf. Unterschiedliche Freigabeprozesse lassen sich beispielsweise auf Basis von Rechnungsbeträgen, Lieferantennamen oder Rechnungskategorien automatisch ansteuern. Die verantwortlichen Personen erhalten automatisiert E-Mails mit einer Aufforderung zur Freigabe der Rechnungen. 

• Workflowsteuerung anhand von Rechnungsmerkmalen, z.B.

  • “der Finanzverantwortliche K. muss jede Eingangsrechnung über 1000€ freigeben”.

  • “Eingangsrechnungen unter 50€ werden automatisch freigegeben”.

• Workflowsteuerung anhand von Geschäftspartnerbedingungen

  • “Rechnungen von Lieferant Y müssen von Mitarbeiter K. freigegeben werden”.

  • “Rechnungen von Lieferant X müssen in den Workflow “Strenge Kontrolle”“.

  • Rechnungen von Lieferant X erhalten als Skonto-Datum “10 Tage ab Rechnungsdatum“ und als Skonto-% “3%”.

• Workflow anhand Ablaufschritte

  • Parallelablauf: Belege in Arbeitsschritt Z werden den Benutzern der Rolle Buchhalter vorgelegt, zwei Freigaben reichen zur Erreichung des nächsten Arbeitsschritts.

• Workflow anhand Belegarten

  • Belege vom Typ “Eingehender Lieferschein” gehen in den Workflow “Lieferscheinkontrolle“.

Ablauf der Implementierung für Kunden

Wie setzen wir Ihre individuellen Anforderungen erfolgreich um?

In einem ersten gemeinsamen Gespräch werden Anforderungen und Erwartungen definiert. Wichtig ist es, die bestehenden Prozesse zu verstehen und diese in eine digitale Struktur umzuwandeln. Unsere Mitarbeiter kennen sämtliche Möglichkeiten und helfen Ihnen bei der Umsetzung und Automatisierung in domonda. Komplexe Strukturen werden gemeinsam definiert und visualisiert.

Serielle Workflows werden in einer Tabellenstruktur definiert:

Eine Vorlage zur Darstellung eines einfachen seriellen Arbeitsablaufs finden Sie hier:

domonda_Workflowsheet_General_Vorlage.xlsx

Sobald dies geschehen ist, wird der Freigabeprozess von uns innerhalb weniger Tage eingerichtet und Sie können mit dem Upload der ersten Dokumente beginnen. Unser digitaler Rechnungsfreigabe-Prozess lässt domonda zur digitalen Signatur-Mappe werden!

Exemplarischer Workflowablauf in Bilder

Als Einstieg in den Ablauf eines Workflows dient meist eine E-Mail, die vom System automatisch erzeugt wird und zu dem jeweiligen Dokument verlinkt:

Dort angekommen, kontrolliert der Bearbeiter die Rechnung inhaltlich, sieht den aktuellen Arbeitsschritt und kann mit einem Klick auf Genehmigen die Rechnung freigeben und diese in den nächsten Arbeitsschritt bewegen:

Zusätzlich sehen Sie im Tab Zusammenarbeit die gesamte Bearbeitungshistorie (Aktivitäten) des Beleges inkl. Kommentare und erteilte Genehmigungen.

Filteroptionen in der Dokumentenübersicht helfen bei der Kontrolle und Auffindung von Belegen in den unterschiedlichen Arbeitsschritten.

Konfigurationsmöglichkeiten in den Einstellungen Ihres domonda Accounts

Einfache Konfiguration der Arbeitsschritte innerhalb eines Arbeitsablaufes (Workflow):

Automatisierung von Workflows durch Regeln:

Mit Regeln kann z.B. die Zuweisung von Belegen in einen bestimmten Arbeitsablauf anhand von Belegmerkmalen (z.B. Rechnungssumme) automatisiert werden.

In diesem Artikel erfahren Sie mehr zur Erstellung von Regeln.

Berechtigung der Benutzerkonten auf freigegebene Arbeitsschritte:

Bei Bedarf werden die Rechte der jeweiligen Benutzer eingeschränkt, sodass diese nur Dokumente in jenen Arbeitsschritten sehen können, die ihnen zugewiesen wurden.

In diesem Artikel finden Sie alle Informationen zu den Zugriffsberechtigungen.