Allgemein 

Mit domonda lässt sich ein digitaler Rechnungsfreigabe-Prozess individuell an Ihre Organisation anpassen. Unsere Cloud-basierte Lösung macht die physische Signatur-Mappe obsolet. Mit wenigen Klicks wandert eine Rechnung durch die unterschiedlichen Organisationseinheiten Ihres Unternehmens.

Eine internationale Hotelgruppe verwendet die domonda Workflows zur Freigabe von Rechnungen. Die Hierarchieebenen und Sonderregelungen zur Unterzeichnung von Oberbetragsgrenzen durch das Management wurden vollständig digital abgebildet. Die komplette Verwaltung von Rechnungen wird systematisch in domonda abgewickelt. https://domonda.com/success-stories/success-story-hotelgruppe-digitale-finanzprozesse/

Vorteile:

  • Prozessoptimierung

  • Unabhängig von Ort und Zeit der involvierten Mitarbeiter

  • Finanzielle Transparenz

  • Effiziente Arbeitsabläufe

  • Mehrstufige und regelbasierte Automatisierung (z.B. Betragsgrenzen, Lieferantennamen)

Workflow und Automatisierung - Beispiele

Der domonda Freigabeprozess kann beliebig komplex ausgestaltet werden. Von einfachen Prozessen, die nur den Status “Zu prüfen” und “Freigegeben” kennen, bis zu 6-stufigen Abteilungs-Freigaben über mehrere Hierarchieebenen hinweg, lässt sich der domonda Workflow flexibel gestalten.

Im ersten Schritt wird festgestellt wie viele Departments in einer Firma existieren. Diese werden angelegt und unsere Klienten haben beim Import von Belegen die Möglichkeit die Belege unterschiedlichen Departments zuzuweisen.

Im nächsten Schritt wird die Firmenhierarchie erfasst und in Domonda eingearbeitet. Hierüber werden die individuellen Freigabeprozesse definiert.

Automatisierung

Der Freigabeprozess in domonda weist einen hohen Grad an Automatisierung auf. Unterschiedliche Freigabeprozesse lassen sich beispielsweise auf Basis von Rechnungsbeträgen, Lieferantennamen oder Rechnungskategorien automatisch ansteuern. Die verantwortlichen Personen erhalten automatisiert E-Mails mit einer Aufforderung zur Freigabe der Rechnungen. 

  • Workflowsteuerung anhand von Rechnungsmerkmalen, z.B.

    • “der Finanzverantwortliche K. muss jede Eingangsrechnung über €1000.- freigeben”

    • “Eingangsrechnungen unter 50€ werden automatisch freigegeben”

  • Workflowsteuerung anhand von Geschäftspartnerbedingungen

    • “Rechnungen von Lieferant Y müssen von Mitarbeiter K. freigegeben werden”

    • “Rechnungen von Lieferant X müssen in den Workflow “Strenge Kontrolle”“

    • Rechnungen von Lieferant X erhalten als Skonto-Datum “10 Tage ab Rechnungsdatum“ und als Skonto-% “3%”.

  • Workflow anhand Ablaufschritte

    • Parallelablauf: Belege in Arbeitsschritt Z werden den Benutzern der Rolle Buchhalter vorgelegt, zwei Freigaben reichen zur Erreichung des nächsten Arbeitsschritts

  • Workflow anhand Belegarten

    • Belege vom Typ “Eingehender Lieferschein” gehen in den Workflow “Lieferscheinkontrolle“

Ablauf der Implementierung für Kunden

Wie setzen wir Ihre individuellen Anforderungen erfolgreich um?

In einem ersten gemeinsamen Gespräch werden Anforderungen und Erwartungen definiert. Wichtig ist es, die bestehenden Prozesse zu verstehen und diese in eine digitale Struktur umzuwandeln. Unsere Mitarbeiter kennen sich bestens mit den Möglichkeiten aus und helfen Ihnen bei der Umsetzung und möglichen Automatisierung in domonda. Komplexe Strukturen werden gemeinsam definiert und visualisiert.

Serielle Workflows werden in einer Tabellenstruktur definiert:

Eine Vorlage zur Darstellung eines einfachen seriellen Arbeitsablaufs finden Sie hier:

domonda_Workflowsheet_General_Vorlage.xlsx

Sobald dies geschehen ist, wird der Freigabeprozess von uns innerhalb eines Tages eingerichtet und es kann mit dem Upload der ersten Dokumenten begonnen werden. Unser digitaler Rechnungsfreigabe-Prozess lässt domonda zur digitalen Signatur-Mappe werden!

Exemplarischer Workflowablauf in Bilder

Als Einstieg in den Ablauf eines Workflows dient meist eine E-Mail, die vom System automatisch erzeugt wird und zu dem jeweiligen Dokument verlinkt:

Dort angekommen, kontrolliert der Bearbeiter die Rechnung fachlich, sieht den aktuellen Arbeitsschritt (Workflow Step) im Arbeitsablauf (Workflow) und kann mit einem Klick das Dokument in den nächsten Arbeitsschritt bewegen:

Die bisherige Historie des Arbeitsablaufs kann jederzeit kontrolliert werden:

Filteroptionen helfen bei der Kontrolle und Auffindung von Belegen in den unterschiedlichen Arbeitsschritten. (Bei Bedarf werden die Rechte der jeweiligen Benutzer eingeschränkt, um nur Dokumente im zugewiesenen Arbeitsschritt anzeigen zu können.)

Konfiguration in den Settings Ihres domonda Accounts

Konfiguration der Arbeitsschritte (Workflow Steps) der Arbeitsabläufe (Workflows)

Automatisierung der Workflows durch Regelsätze:

Berechtigung der Benutzerkonten auf freigegebene Arbeitsschritte (Workflow Steps):