Handout zu den Freigabeprozessen in domonda

nach Departments 4 Stufig

Workflowschritt

INDEX 1.
Formelle
Prüfung

INDEX 2. Rechnerische Prüfung

INDEX 3.
Prüfung Geschäftsleitung 

INDEX 4. Buchhaltung

Marketing

Freigeber 1

Freigeber 2

Freigeber 3

Buchhaltung

Finanzen 

Freigeber 1 

Freigeber 2

Freigeber 3 

Buchhaltung

Operations

Freigeber 1

Freigeber 2

Freigeber 3

Buchhaltung

Beleg wird im Workflowschritt genehmigt

Sie genehmigen den an Sie gestellten Genehmigungsantrag über die Prüfungsdetails oder den Reiter “Zusammenarbeit”.
Der Beleg wird nun automatisch in den nächsten Schritt - bspw. von INDEX 1 in INDEX 2 - verschoben und löst automatisch einen Genehmigungsantrag an den nächsten verantwortlichen Benutzer in INDEX 2 aus. 

Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, über den Hauptmenüpunkt Freigaben Belege, die Ihnen zugewiesen wurden, zu filtern und dort ebenfalls Genehmigungen zu erteilen. 

Beleg wird abgelehnt

Kann ein Beleg von Ihnen nicht genehmigt werden, können Sie den Beleg ablehnen und einem Kollegen  Kollegen A der Firma zur Freigabe vorlegen. Ein Kommentar ist an dieser Stelle Pflicht, um den Grund der Ablehnung zu kommunizieren und Rückfragen zu minimieren. Durch die Genehmigung von Kollegen A wird der Beleg im Workflow prozessiert, als hätten Sie als Ablehnender den Beleg freigegeben. 

Dazu ein Beispiel:

  1. Der Beleg befindet sich im Workflow “Finanzen” INDEX 1.

  2. Sie sind im Workflow “Finanzen” für die Freigabe der Belege in INDEX 1 verantwortlich, können den Beleg aber nicht freigeben.

  3. Sie lehnen den Beleg ab und wählen einen Kollegen zur Freigabe des Beleges aus.

  4. Der Beleg wird freigegeben und im Workflow nun in den INDEX 2 zur weiteren Freigabe verschoben, als hätten Sie den Beleg persönlich freigegeben. 

Rückfragen ohne Genehmigung

Haben Sie eine Rückfrage an einen Ihrer Kollegen, so können Sie die “@Nutzername Funktion” im Kommentarfeld nutzen und Ihren Kollegen damit erwähnen. Ihr Kollege erhält über die Erwähnung eine
E-Mail von domonda. Es gilt zu beachten, dass Ihr Kollege, den Sie erwähnt haben, grundsätzlich Zugriff auf das Dokument haben muss, um die Erwähnung am Beleg einsehen zu können. Sollte dies nicht der Fall sein, gehen Sie bitte vor wie in „Rückfrage mit Genehmigungsantrag an Kollegen“.

Rückfrage mit Genehmigungsantrag an Kollegen

Sie haben eine Rückfrage an Ihren Kollegen, möchten aber, dass eine formelle Freigabe am Beleg in der Historie des Beleges ersichtlich ist, so können Sie einen weiteren Genehmigungsantrag an einen Ihrer Kollegen stellen.
Nun sind theoretisch zwei Genehmigungsanträge am Beleg offen. Ihrer und der Ihres Kollegen.
Nun gilt: Es müssen alle offenen Genehmigunganträge des Beleges genehmigt worden sein, damit der Automatismus des Workflows den Beleg im Workflow weiter prozessiert.

Wer kann welche Belege einsehen?

Die meisten Benutzer, welche keine buchhalterischen Aufgaben übernehmen, sehen lediglich die Belege, deren Prüfungsdetails und haben hier auch Schreibrechte, sofern ein offener Genehmigungsantrag an den jeweiligen Benutzer gerichtet ist.
Zudem hat diese Benutzergruppe Zugriff auf den Reiter “Zusammenarbeit sowie auf den Hauptmenüpunkt “Dashboard”, über welchen offen Aufgaben an die jeweiligen Benutzer kommuniziert werden.
Buchhaltungsbenutzer und ADMIN Benutzer haben derzeit volle Zugriffsrechte und können alle Belege des Accounts einsehen.

Alle Benutzer können über den Hauptmenüpunkt “Freigaben” auf der linken Seite bei den voreingestellten Filtern auf „mir zugewiesen“ klicken, um nur jene Belege angezeigt zu bekommen, bei welchen sie als Benutzer eine offenen Genehmigungsantrag haben. 

Sollten Sie Fragen zum Prozess haben, können Sie uns über nachfolgende Kanäle erreichen.
In-App Chat unten rechts in der App. Oder über unseren E-mail Support über die Mailadresse: support@domonda.com.