Freigabeoptionen im Ablauf - Ein Beispiel

Dies ist ein Beispiel mit Abteilungen und 4-stufigen Workflows. In Ihrem konkreten Fall kann auch eine andere Setup sinnvoll sein. Wir beraten Sie gerne.

Beleg wird im Workflowschritt genehmigt

Sie genehmigen den an Sie gestellten Genehmigungsantrag über die Prüfungsdetails oder den Reiter “Zusammenarbeit”.
Der Beleg wird nun automatisch in den nächsten Schritt - bspw. von INDEX 1 in INDEX 2 - verschoben und löst automatisch einen Genehmigungsantrag an den nächsten verantwortlichen Benutzer in INDEX 2 aus. 

Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, über den Hauptmenüpunkt Freigaben Belege, die Ihnen zugewiesen wurden, zu filtern und dort ebenfalls Genehmigungen zu erteilen. 

Ablehnung und Weitergabe an den richtigen Zuständigen

Kann ein Beleg von Ihnen nicht genehmigt werden, können Sie den Beleg ablehnen und einem Kollegen  Kollegen A der Firma zur Freigabe vorlegen. Ein Kommentar ist an dieser Stelle Pflicht, um den Grund der Ablehnung zu kommunizieren und Rückfragen zu minimieren. Durch die Genehmigung von Kollegen A wird der Beleg im Workflow an die nächste Stelle verschoben. 

Dazu ein Beispiel:

1. Der Beleg befindet sich im Workflow “Finanzen” INDEX 1.

2. Sie sind im Workflow “Finanzen” für die Freigabe der Belege in INDEX 1 verantwortlich, können den Beleg aber nicht freigeben: Es gibt einen Kollegen der hier besser Bescheid weiß.

3. Sie lehnen den Beleg daher ab und wählen einen Kollegen zur Freigabe des Beleges aus.

4. Der Beleg wird freigegeben und im Workflow nun in den INDEX 2 zur weiteren Freigabe verschoben, als hätten Sie den Beleg persönlich freigegeben. 

Informelle Rückfragen an Kolleginnen und Kollegen

Haben Sie eine Rückfrage an einen Ihrer Kollegen, so können Sie die “@Nutzername Funktion” im Kommentarfeld nutzen und Ihren Kollegen damit erwähnen. Ihr Kollege erhält über die Erwähnung eine
E-Mail von domonda. Es gilt zu beachten, dass Ihr Kollege, den Sie erwähnt haben, grundsätzlich Zugriff auf das Dokument haben muss, um die Erwähnung am Beleg einsehen zu können. Sollte dies nicht der Fall sein, gehen Sie bitte vor wie in „Rückfrage mit Genehmigungsantrag an Kollegen“.

Option: Formelle Rückfrage mit Genehmigungsantrag an Kollegen

Sie haben eine Rückfrage an Ihren Kollegen, möchten aber, dass eine formelle Freigabe am Beleg in der Historie des Beleges ersichtlich ist, so können Sie einen weiteren Genehmigungsantrag an einen Ihrer Kollegen stellen.
Nun sind zwei Genehmigungsanträge am Beleg offen. Ihrer und der Ihres Kollegen.
Als Option im Ablauf kann eingestellt sein:

• Es müssen alle offenen Genehmigunganträge des Beleges genehmigt worden sein, damit der Automatismus des Workflows den Beleg im Workflow weiter prozessiert.

• Eine andere Option ist ebenfalls möglich: Es reicht wenn einer freigibt, der Beleg wandert dann sofort zum nächsten Zuständigen im Ablauf

• Beide Optionen können für Sie in Ihrem individuellen Ablauf konfiguriert werden

Sollten Sie Fragen zum Prozess haben, können Sie uns über nachfolgende Kanäle erreichen.
In-App Chat unten rechts in der App. Oder über unseren E-mail Support über die Mailadresse: support@domonda.com.