Interne Belegnummern

Technische Funktion in domonda

In domonda kann pro Belegkategorie (z.B. für alle Eingangsrechnungen) eine Interne Nummerierung konfiguriert werden. Diese Nummerierung ist mit einem Startwert festgelegt und zählt pro neuem Beleg der Kategorie um jeweils Eins weiter.

Die interne Nummerierung kann in domonda editiert werden. Sie taugt daher nicht als steuerlicher Vollständigkeitsbeweis oÄ. Siehe nächsten Absatz

Es gibt derzeit keine automatischen Funktionen in domonda, um Lücken in der Nummerierung (zB durch Löschen von Belegen) zu füllen, also keine Funktion der Neu-Erzeugung von internen Nummern für alle oder ausgewählte Belege. Manuell kann dies durch editieren der Belege erreicht werden, was aber je nach Beleganzahl eine umfangreiche Tätigkeit ist. Interne Nummern sind auch nicht einzigartig, weshalb interne Nummern auch doppelt vergeben werden können.

Darstellung in domonda:

• Bei den Prüfdetails ist die Nummer sichtbar und editierbar

• Im Prüfprotokoll wird die Interne Nummer aufgelistet.

• In diversen Exports wird die Nummer exportiert

• In den Listenansichten wird die interne Nummer nicht angezeigt und kann auch nicht als Filter verwendet werden

• In der Suche sind die Belege über ihre Interne Nummer auffindbar (Volltextindiziert)

Steuerliche Sichtweise

Die interne Belegnummer ist keine gesetzliche Verpflichtung. Betriebsprüfer haben sie gerne, um die Vollständigkeit der Buchhaltung zu „prüfen“.

Die interne Belegnummer ist ein Relikt aus Zeiten der Papierbuchhaltung und wird gerne von Steuerberatern als „Pseudokontrolle“ verwendet. Es kann damit aber nie die Vollständigkeit der Buchhaltung bewiesen werden (es kann lediglich als Indiz dienen).

Gerade bei Eingangsrechnungen ist diese Pseudo-Kontrolle irreführend. Der Unternehmer kann einfach ein paar Rechnungen in der Schublade verschwinden lassen und die sind nie in der Buchhaltung und haben keine Nummer. Die Nummerierung in der Buchhaltung ist dennoch durchgehend, aber die Belege sind nicht da, somit ist auch die Buchhaltung nicht vollständig. Die einzige wirkliche Möglichkeit, fehlende Eingangsrechnungen zu finden, ist durch Zahlungen, zu denen kein Beleg vorhanden ist. Gibt es auch keine Zahlung in der Buchhaltung (Bank, Kreditkarte, Kassa), ist es für die Buchhaltung/Betriebsprüfung beinahe unmöglich, einen fehlenden Beleg zu finden.

Bei den Ausgangsrechnungen lesen wir die vom Unternehmen vergebene Nummer als Belegnummer aus. Da diese durchlaufend sein sollte (auch mit Storno und Gutschriften), ist hier die Kontrollmöglichkeit der Vollständigkeit gegeben. Diese ist sogar besser als eine interne Nummer, da wir hier direkt die fortlaufende Nummer des Unternehmens selbst verwenden. Somit fällt eine Lücke in den gelegten Rechnungen sofort auf. Beispiel: