Interne Belegnummern

Über interne Belegnummern: Die interne Belegnummer ist keine gesetzliche Verpflichtung. Betriebsprüfer haben sie gerne, um die Vollständigkeit der Buchhaltung zu „prüfen“.

Die interne Belegnummer ist ein Relikt aus Zeiten der Papierbuchhaltung und wird gerne von Steuerberatern als „Pseudokontrolle“ verwendet. Es kann damit aber nie die Vollständigkeit der Buchhaltung bewiesen werden (es kann lediglich als Indiz dienen).

Gerade bei Eingangsrechnungen ist das aber völlig sinnlos. Der Unternehmer kann einfach ein paar Rechnungen in der Schublade verschwinden lassen und die sind nie in der Buchhaltung und haben keine Nummer. Die Nummerierung in der Buchhaltung ist dennoch durchgehend, aber die Belege sind nicht da, somit ist auch die Buchhaltung nicht vollständig. Die einzige wirkliche Möglichkeit, fehlende Eingangsrechnungen zu finden, ist durch Zahlungen, zu denen kein Beleg vorhanden ist. Gibt es auch keine Zahlung in der Buchhaltung (Bank, Kreditkarte, Kassa), ist es für die Buchhaltung/Betriebsprüfung beinahe unmöglich, einen fehlenden Beleg zu finden.

Bei den Ausgangsrechnungen lesen wir die vom Unternehmen vergebene Nummer als Belegnummer aus. Da diese durchlaufend sein sollte (auch mit Storno und Gutschriften), ist hier die Kontrollmöglichkeit der Vollständigkeit gegeben. Diese ist sogar besser als eine interne Nummer, da wir hier direkt die fortlaufende Nummer des Unternehmens selbst verwenden. Somit fällt eine Lücke in den gelegten Rechnungen sofort auf. Beispiel: