Es ist möglich in domonda über das Einrichten von Regeln Workflows bzw. Freigaben in domonda zu automatisieren.

Was lässt sich mit den Regeln derzeit automatisieren?

Sie haben z.B. die Möglichkeit, Rechnungen automatisiert einem Arbeitsablauf zuzuweisen. Nun können unterschiedliche Aktionen folgen die den Beleg im Arbeitsschritt weiter bringen oder Genehmigungsanfragen an eine bestimmte Person aus Ihrem Unternehmen oder einer Gruppe von Personen erstellt wird. Sie können Änderungen an Dokumente basierend auf Arbeitsabläufe steuern (z.B. Tags erzeugen) und vieles mehr.

Das Grundgerüst der domonda Regeln setzt sich folgendermaßen zusammen

  • Kondition: Arbeitet als Trigger für bestimmte Dokumentbedingungen. Muss in einer Regelverbindung aktiviert werden.

  • Reaktion: Erzeugt eine Änderung im Workflow oder an Dokumente. Muss in einer Regelverbindung aktiviert werden.

  • Regel: Verbindet eine bestimmte Kondition mit einer Reaktion und schaltet diese Kondition/Reaktion damit “scharf”.

Änderungen an bestehenden Regeln können Ihre Workflowabläufe durcheinander bringen und Dokumente falsch zuordnen. Bitte machen Sie Änderungen daher unter Bedacht.

Es gibt unterschiedliche Konditionen, auf deren Grundlage eine Reaktion auf ein Dokument angewendet werden kann. Trifft diese Kondition/Bedingung auf Merkmale eines Beleges zu, wird die Reaktion welche mit der Kondition über eine Regel verbunden ist ausgelöst. Eine dieser Konditionen muss beim Erstellen einer Regel ausgewählt werden und kann später nur unter gewissen Bedingungen angepasst werden.

Welche unterschiedlichen Konditionen können gewählt werden:

Kondition

Aktions Bedingung

Beschreibung

Optionen

Dokument Bedingungen

Alle Dokumente

Gleich wie / nicht gleich wie

Dokument Bedingungen

Dokument ist freigegeben

Gleich wie / nicht gleich wie

Dokumententyp Bedingungen

Eingangsrechnung/Ausgangsrechnung/Sonstige Dokumente/usw.

Gleich wie / nicht gleich wie

Dokumentenkategorie

Eingangsrechnung/Ausgangsrechnung/Sonstige Dokumente/usw.

Gleich wie / nicht gleich wie

Dokumenten Arbeitsschritt Bedingung

Beleg befindet sich in einem bestimmten Arbeitsschritt

Gleich wie / nicht gleich wie

Dokumenten Genehmigung Bedingung

Dokument wurde freigegeben von Benutzer XY

Bedingungen zur Vollständigkeit von Rechnungen

Niveau der Vollständigkeit

Gleich wie / nicht gleich wie

Bedingungen der Rechnungssumme

Gesamtbetrag

Gleich wie / nicht gleich wie / Größer als / Größer gleich wie / Kleiner als / Kleiner gleich wie

Bedingungen des Rechnungsdatums

Rechnungsdatum

Gleich wie / nicht gleich wie / Größer als / Größer gleich wie / Kleiner als / Kleiner gleich wie

Geschäftspartner Bedingungen

Geschäftspartner

Gleich wie / nicht gleich wie

Kostenstellen Bedingungen

Kostenstellen

Gleich wie / nicht gleich wie

Sie können einer Eingangskation eine oder mehrere erforderliche Bedingungen hinzufügen. Ein Vorfall muss mit allen Aktionsregelbedingungen übereinstimmen, bevor das System eine Aktionsregelbedingungen ausführt.

Reaktionen

Reaktionen

Beschreibung

Optionen

Erstelle Genehmigungsanfrage

Erstellung von Genehmigungsanfrage an Benutzer XYZ

Dropdown mit Firmenbenutzern

Ändere Arbeitsschritt des Beleges

Ändert den Arbeitsschritt eines Beleges

Dropdown über alle gesetzten Arbeitsabläufe

Änderung an der Rechnung durchführen

Änderung von folgenden Werten sind möglich:
Änderung der Währung / Änderung am Zahlstatus / Änderung des Fälligkeitsdatums / Ändern des Skontodatums / Änderung des Skonto-Prozentwerts / Änderung des IBANS / Änderung des BICS

Hier können werte hinterlegt werden auf welche geändert werden soll.

E-mail Benachrichtigung aussenden an Benutzer XYZ

E-mail Benachrichtigung an Benutzer

Bsp: Erstellen einer Aktion und Reaktion Schritt für Schritt

  1. Gehen Sie in die domonda Einstellungen

  2. Klicken Sie auf Regelsätze → Sie landen im Bereich der Regelverbindungen

  3. Wählen Sie über den Reiter Eingangsaktionen den Bereich der Eingangsaktionen aus.

  4. Klicken Sie auf den Reiter “Erstellen”

  5. Nun können Sie der Regel einen Namen geben bzw. die Regel beschreiben. Die Beschreibung ist wichtig, da diese definiert was genau in der Dokumentenhistorie angezeigt wird wenn Aktion und Reaktion ausgeführt werden.

  6. Nun wechseln Sie in den Reiter Reaktionen

  7. Hier kann die Reaktion auf die Eingangsaktion erstellt werden.

  8. Im letzten Schritt werden Aktion und Reaktion im Menüpunkt Regelverbindung durch das Klicken auf “Erstellen” miteinander verbunden. Dies aktiviert die Regel.

Beispiel eines automatisierten Arbeitsablaufes

Sie haben einen vier stufigen Arbeitsablauf welcher sich folgendermaßen aufgliedert.

Prüfprozess allgemein:

  1. Rechnung prüfen durch Besteller

  2. Rechnung prüfen durch Geschäftsleitung

  3. Rechnung freigegeben zur Zahlung

  4. Rechnung freigegeben für die Buchhaltung

Im ersten Schritt muss Frau Mustermann die Rechnung auf Korrektheit prüfen. Daher könnten nun folgende Eingangsaktionen mit folgenden Regeln verknüpft werden.

  • 1. Eingangsaktion: Rechnung wurde in 1. Rechnung prüfen durch Besteller importiert.

  • 1. Reaktion: Erstelle Genehmigungsanfrage für Frau Mustermann und schicke E-mail an Frau Mustermann. Dies kann in einer Reaktion definiert werden.

  • Über den Menüpunkt Interaktionen können Eingangsaktion und Reaktion miteinander verbunden werden und somit wird die Regel aktiv.

  • Schlägt nun ein Beleg im Step 1. Rechnung prüfen durch Besteller auf dann wird zum einen eine Genehmigungsanfrage an Frau Mustermann gestellt und Sie erhält darüber zusätzlich eine E-mail mit dem Link zum Beleg.

Jetzt hat Frau Mustermann die Möglichkeit den Beleg in domonda erst zu prüfen und gibt es nichts zu beanstanden kann Sie den Beleg freigeben. Ohne weitere Regel bleibt der Beleg aber in dem Prüfschritt 1. Rechnung prüfen durch Besteller liegen. Um dies zu vermeiden bedarf es weiterer Eingangsaktionen und einer Reaktion. Ziel ist es ja den Beleg nach der Freigabe von Frau Mustermann in den 2. Prüfschritt zu verschieben.

Also:

  • 2. Eingangsaktion: Rechnung wurde in 1. Rechnung prüfen durch Besteller von Frau Mustermann freigegeben.

  • 2. Reaktion: Wenn die Freigabe von Frau Mustermann gegeben wurde - verschiebe Beleg in 2. Rechnung prüfen durch Geschäftsführung.

Das wäre die Eingangsaktion, welche den Zustand einer von Frau Mustermann freigegeben Rechnung beschreibt.

Das wäre die Reaktion, auf die oben angezeigte Eingangsaktion welche den Beleg in den Step der Geschäftsleitung verschiebt.

  • Jetzt kann eine weitere Eingangsaktion gesetzt werden um eine Genehmigungsanfrage an die Geschäftsleitung zu stellen.

  • 3. Eingangsaktion: Rechnung wurde in 2. Rechnung prüfen durch Geschäftsführung verschoben.

  • 3. Reaktion: Erstelle Genehmigungsanfrage an Marita Mustermann (Geschäftsführerin).

  • 4. Eingangsaktion: Rechnung wurde in 2. Rechnung prüfen durch Geschäftsführung von Marita Mustermann freigegeben.

  • 4. Reaktion: Verschiebe Rechnung in 3. Rechnung freigegeben zur Zahlung

Es besteht die Möglichkeit E-mails auszusenden wenn Belege eine gesetzte Bedingung erfüllen.
E-mails können beispielsweise ausgesendet werden wenn ein Beleg einem Arbeitsschritt zugewiesen wurde. Das wäre die Eingangsaktion. Als Reaktion kann dem Benutzer der im Arbeitsschritt prüfen muss eine E-mail mit Link zum Beleg geschickt werden. Folgendermaßen würden Eingangsaktion und Reaktion aussehen.

Eingangsaktion: Rechnung wurde 1. Rechnung prüfen durch Besteller zugewiesen.

Reaktion: Sende E-mail an Erika Mustermann

Regel: Die Regelverbindung

Um ein Set aus Aktion und Reaktion zu verbinden wechseln Sie in den Reiter Regelverbindungen. Dort klicken Sie auf erstellen und wählen zuerst einmal aus wann die Aktion überprüft werden soll.
Auswahlmöglichkeiten:

  • Einmalig

  • Immer

In der Regel kann hier “Einmalig” ausgewählt werden, da die meisten Aktionen nur einmalig ausgelöst werden müssen. Das Auswählen von “Immer” kann dazu führen, dass Belege in eine Endlosschleife von Aktion und damit verbundener Reaktion resultieren.

Nun wählen Sie davor angelegte Eingangsaktion über das dafür vorgesehene Dropdown Menü aus und im Anschluss die Reaktion welche mit der Eingangsaktion verknüpft werden soll.

Regelverbindung: Eingangsaktion + Reaktion.

Deaktivierung von Regelverbindungen

Sollte eine Regelverbindung nicht weiter ausgelöst werden, da diese nicht weiter in Verwendung ist können Regelverbindungen deaktiviert werden. Um die Regelverbindung zu deaktivieren klicken Sie die Regelverbindung an. Nun können Sie die Regel durch anwählen des dafür vorgesehenen Menüpunktes deaktivieren und durch Speichern wird die Änderung aktiv.

Sie brauchen Hilfe beim Erstellen von Regelbasierten Workflows? Kein Problem! Schicken Sie uns einfach eine Terminanfrage für die Definition von automatisierten Workflows an: support@domonda.com.