Lesen Sie hier mehr über den Upload Ihrer Belege oder Zahlungstransaktionen via Drag & Drop in domonda und welche Probleme beim Upload auftreten können.


Schritt für Schritt Anleitung

1. Gehen Sie zum Menüpunkt Hochladen. Den roten Button finden Sie rechts neben Ihrem Nutzernamen.

Menüpunkt Hochladen rechts am Bildrand

2. In der nächsten Ansicht wählen Sie bitte jene Kategorie aus, in welche Sie die Dokumente hochladen möchten.

Auswahl der Kategorie des hochgeladenen Dokuments

Übersicht mit den einzelnen Kategorien beim Upload

3. Ziehen Sie die Dokumente per Drag & Drop (halten Ihrer Maustaste) in das offene Fenster oder klicken Sie in das umrahmte Feld und durchsuchen so Ihre Dateien nach den gewünschten Dokumenten.

Dokumente per Drag und Drop in das Fenster ziehen

4. Nachdem Sie Ihre Dokumente in das vorgesehene Feld gezogen haben, laden die Dokumente.
Je nach Anzahl der Dokumente kann das einen Moment dauern.

Die folgenden Dateitypen werden beim Upload unterstützt:

  • PDF (.pdf)

  • JPEG (.jpeg, .jpg)

  • PNG (.png)

  • TIFF (.tiff, .tif)

  • HTML (.html, .htm)

  • Klartext / ASCII (.txt)

  • Rich Text Format (.rtf)

  • MS Word (.doc, .docx)

  • MS Excel (.xls, .xlsx)

  • OpenDocument Text (.odt)

  • OpenDocument Spreadsheet (.ods)

Sobald die Balken unter den Dokumenten grün sind, sind die Dokumente fertig, um überprüft zu werden. Klicken Sie nun bitte auf den Button Dokumente fertig zur Überprüfung.

Bitte beachten Sie, dass man pro Upload max. 50 Dokumente hochladen kann.

Zur Überprüfungsgruppe nach dem Upload

5. Sie befinden sich nun in der Überprüfungsgruppe. Sie können vor dem finalen Upload die hochgeladenen Dokumente ansehen, trennen/zusammenführen, die Dokumentenkategorie abändern oder auch Dokumente löschen, falls diese irrtümlich hochgeladen wurden. Wenn die Dokumente überprüft wurden, klicken Sie bitte auf Fertig. Das Bestätigen der Überprüfungsgruppe mit Fertig ist wesentlich, da erst hierdurch der Upload abgeschlossen wird und die Belege zur automatischen Auslese weitergeleitet werden.

Ansicht in der Überprüfungsgruppe

Zumeist ist es einfacher, Belege direkt aus dem E-Mail-Postfach ohne Zwischenspeichern an domonda weiterzuleiten.


Probleme beim Upload von Dokumenten

Die folgenden Dateitypen werden beim Upload unterstützt:

  • PDF (.pdf)

  • JPEG (.jpeg, .jpg)

  • PNG (.png)

  • TIFF (.tiff, .tif)

  • HTML (.html, .htm)

  • Klartext / ASCII (.txt)

  • Rich Text Format (.rtf)

  • MS Word (.doc, .docx)

  • MS Excel (.xls, .xlsx)

  • OpenDocument Text (.odt)

  • OpenDocument Spreadsheet (.ods)


Wenn Sie eine Fehlermeldung erhalten, überprüfen Sie bitte zunächst die Datei auf ihr Format. Sollte das Format eines der unterstützen Formate entsprechen, schicken Sie uns die Datei bitte an support@domonda.com - wir werden die Datei gerne überprüfen und Ihnen ein Feedback zum Upload geben.

Duplikatmeldung

Damit Sie in domonda Ihre Dokumente nicht doppelt archivieren & verwalten, gibt es zwei Duplikat-Checks.

Duplikatchecks anzeigen

1. Schon beim Upload Ihrer Dokumente achten wir darauf, dass ein bereits hochgeladenes Dokument kein zweites Mal hochgeladen werden kann. Sollten Sie beim Upload die folgende Fehlermeldung erhalten, handelt es sich bei diesem Dokument um ein Duplikat.

Hochladen von Duplikaten wird Orange markiert

Über das folgende Icon kommen Sie zu dem Dokument, welches bereits im System existiert.
Sie können dann überprüfen, ob die Dokumente ident sind und im Uploadbildschirm
über das rote “X” den Beleg wieder löschen.

Zum bereits hochgeladenen Beleg gelangen

Es kann vorkommen, dass dasselbe Dokument doppelt hochgeladen werden kann, wenn die PDF-Datei zuvor abgeändert wurde. Für diesen Fall gibt es einen zweiten Duplikatcheck.

2. Bereits hochgeladene Dokumente werden auf Basis der extrahierten Belegmerkmale
miteinander verglichen. Sollten zwei (oder mehr) Belege exakt dieselben Belegdetails
aufweisen, markieren wir dies als Duplikat. Eines der Duplikate können Sie anschließend in der
Beleg-Detailansicht unter Dokument AktionenVerwalten löschen.

Folgende Kriterien werden für den Duplikat-Check in der Oberfläche herangezogen:

  • Geschäftspartner

  • Rechnungsnummer

  • Rechnungsdatum

  • Rechnungsbetrag

Prüfungsdetails und Duplikate

Upload von Bank-/Kreditkartentransaktionen

Manche Banken bzw. Kreditkarten können in domonda aus unterschiedlichen Gründen nicht direkt angebunden werden. Es gibt jedoch die Möglichkeit Transaktionen einfach manuell über eine CSV-Datei zu importieren. Wie das geht und worauf Sie achten müssen erklären wir Ihnen in diesem Abschnitt.

Achtung! Damit die Transaktionen hochgeladen werden können, muss zuerst ein Bank-/ Kreditkartenkonto in den Einstellungen manuell hinzugefügt werden. Wie das funktioniert, finden Sie in diesem Artikel - die Einrichtung ist in einer Minute erledigt und muss nur ein Mal vorgenommen werden.

Anleitung: Wie man die Transaktionen in domonda hochladen kann

1. Gehen Sie zum Menüpunkt Hochladen (den roten Button finden Sie rechts neben Ihrem Nutzernamen) und wählen Sie bitte die Kategorie “Kreditkartentransaktionen”. Ziehen Sie das CSV-File Ihrer Transaktionen in den vorgesehenen Bereich. Wenn die Datei fertig geladen hat, klicken Sie den Button Überprüfen.

Transaktionen in domonda hochladen

2. Nun öffnet sich ein Feld, in welchem Sie alle hochgeladenen Transaktionen vor dem Import
einmal überprüfen können. Wählen Sie im Feld Kreditkarte jene Karte aus, der Sie die
Transaktionen zuordnen möchten.

Überprüfung der hochgeladenen Transaktionen

Durch Klicken auf Importieren werden die Transaktionen importiert und sind ab
sofort im Menüreiter Bank sichtbar. Sollten Sie die Transaktionen nicht direkt sehen können,
aktualisieren Sie bitte einmal die Seite.


Probleme beim Upload von Bank-/Kreditkartentransaktionen

Für viele der Bank- & Kreditkartenanbieter haben wir bereits Presets erstellt. Das bedeutet, dass Sie Ihre Datei ohne weitere Anpassungen hochladen können - unser System erkennt, ob Ihre Datei einem unserer Presets entspricht und kann die Datei somit direkt verwerten. Dateien folgender Zahlungsanbieter können wir über unsere Presets direkt importieren:

  • Erste Bank

  • Bank Austria (UniCredit)

  • Revolut

  • Holvi

  • Mollie

  • PayLife

  • PayPal

  • Stripe

  • Card Complete

  • TransferWise

  • Solaris

  • Miles & More

  • Amazon


Sollten Sie beim Upload einen Fehler erhalten, müsste die Datei überprüft werden.

Fehlermeldung wird rot markiert

Anleitung: Wie kann ich meine Datei überprüfen?

Damit die Datei vom System verarbeitet werden können, müssen die Spalten korrekt benannt sein. Unbedingt erforderlich ist die Bezeichnung der Spalten für den Rechnungsbetrag, den Zweck der Transaktion und das Buchungsdatum.

Öffnen Sie bitte Ihre Datei und ändern die Spaltenbezeichnung folgendermaßen ab:

Bedeutung

Spaltenüberschrift

Format

Beschreibung

Betrag

Amount

Zahl

Betrag mit allen Gebühren und Steuern

Transaktionszweck

Buchungsreferenz

Text

Text mit Abständen erlaubt

Buchungsdatum

booking date

Datum

Datum

Partner

Partnername

Text

optional, jedoch stark empfohlen

Währung

Currency

Währung

optional

In Ihrer Datei würde die Spaltenbezeichnung (in der ersten Zeile der Excel-Datei) nun wie folgt aussehen. Speichern Sie die Änderung ab und versuchen Sie die Datei erneut hochzuladen, nun sollte die Datei übernommen werden können.

Spalten für den erfolgreichen Import von Transaktionen

Es gibt selbstverständlich die Möglichkeit auch weitere Spalten zu erfassen, wie bspw. den IBAN & BIC des Geschäftspartners, das Wertstellungsdatum oder auch etwaige Gebühren.

Alle Bezeichnungen und weitere Infos zum CSV-File Import finden Sie in diesem ausführlichen Artikel.

Sie brauchen Hilfe bei Ihrem Datei-Import? Kein Problem! Schicken Sie uns die Datei einfach an support@domonda.com. Wir werden den Import gerne für Sie vornehmen und Ihnen die adaptierte Datei anschließend retournieren, damit Sie für Ihren nächsten Import eine Formatvorlage zur Orientierung haben.