Der Tab Zusammenarbeit bildet in domonda die Collaboration-Funktionen eines Belegs ab und vereint Workflows, Genehmigungen und Kommentare. Der Bereich ist folgendermaßen aufgebaut:

Obere Sektion links: Workflow-Steuerung, Kommentar und Arbeitsabläufe

Haben Sie noch mit den alten Workflows gearbeitet (bis Sommer 2021)? Die domonda Arbeitsabläufe sind nun nicht mehr in den Dokument Aktionen zu finden. Diese Funktion wurden in den Tab der Zusammenarbeit übernommen. In der Vergangenheit konnten Belege in einen auswählbaren “nächsten Arbeitsschritt” verschoben werden, was oftmals zu Verwirrung geführt hat. Die Ablaufsteuerung wird nun durch Genehmigen (Weiter in den nächsten Schritt), Ablehnen (Zurück zum vorherigen Schritt) oder einer on-the-fly Auswahl eines Folgeschrittes und Freigebers durchgeführt.
Wenn Sie in Ihrem Setup nun Probleme mit den neuen Workflows bemerken, schreiben Sie uns an support@domonda.com. Wir können Ihnen kurzfristig wieder die alte Ablaufsteuerung ermöglichen.

Befindet sich ein Beleg in einem Workflow, kann dieser von berechtigten Benutzern durch Ausführen der Aktion Genehmigen in den nächsten Schritt des Workflows bewegt werden. Ein Ablehnen der Genehmigung bringt den Beleg zurück in den vorherigen Schritt.
Eine Sonderform trifft auf den 1. Arbeitsschritt des Workflows zu: Da hier kein vorheriger Arbeitsschritt vom System ausgewählt werden kann, muss bei Ablehnen der Beleg einem anderen Arbeitsablauf zugewiesen werden.

Wenn in Ihrem Account keine Workflows konfiguriert sind, oder das aktuelle Dokument keinem Workflow zugewiesen ist, dann ist an der Stelle im User Interface nur die Kommentarfunktion aktiv.

Untere Sektion links: Bearbeitungshistorie

Die Bearbeitungshistorie zeigt auf, welche Änderungen der Beleg im Prozess durchlaufen hat. Hier werden alle Kommentare und automatischen Steuerungsschritte angezeigt. Hier kann auch überprüft werden, aufgrund welcher Ursachen der Beleg in aktuellen Schritt gelandet ist.

Es ist möglich, die einfache Workflowabfolge mit komplexen Regeln und Genehmigungsanfragen zu koppeln. Dies können Sie über die Einstellungen aufsetzen. Regeln für automatisierte Workflows und Freigaben - Wir helfen Ihnen gerne dabei.

Dokumente und Belege Genehmigen

Wenn dies in Ihrem Account so aufgesetzt wurde, geben Sie den Beleg über die Genehmigungsanfrage frei. Diese wird Ihnen beim Öffnen des Beleges in den Prüfungsdetails und im Tab Zusammenarbeit angezeigt. Durch Klicken auf Genehmigen können Sie den Beleg freigeben.

Arbeitsablauf ablehnen oder genehmigen

Sie nutzen diese Funktion noch nicht?

Vor dem Setup der Arbeitsabläufe empfehlen wir mit unserem Support-Team zu sprechen.
Wir beraten Sie gerne und freuen uns, mit Ihnen gemeinsam Ihren internen Arbeitsablauf zu definieren und zu digitalisieren.

Einfache Arbeitsabläufe (ohne Automatisierung) können anschließend von einem Admin-User in den Einstellungen angelegt werden. Automatisierte, regelbasierte Freigabeprozesse können ebenfalls durch Admins aufgesetzt werden, oder durch unser erfahrenes Team individuell für Ihre Bedürfnisse. Für dieses Setup lassen wir Ihnen gerne ein Angebot zukommen.

Genehmigung einholen

Manchmal ist es notwendig für einzelne Rechnungen zusätzliche Genehmigungen einzuholen. Mit dieser Funktion können Sie, unabhängig von Ihren hinterlegten Arbeitsabläufen, Genehmigungen von Kollegen/Abteilungsleitern/Geschäftsführern einholen.

Wählen Sie dazu einfach die Person aus, von der Sie die Genehmigung einholen möchten. Schreiben Sie optional noch eine Nachricht und klicken Sie anschließend auf Anfrage.

Der Benutzer, der die Anfrage erhalten hat, kann in der Belegübersicht über die Filterleiste StatusGenehmigungErwartet meine Genehmigung den Beleg finden und in der Detailansicht (Prüfungsdetails) oder im Tab Zusammenarbeit genehmigen. Zusätzlich wird ein Mitarbeiter per Email verständigt, falls er eine Genehmigung durchführen soll.

In der Vergangenheit wurden Belegfreigaben und Workflows in domonda im Tab “Dokument Aktionen” dargestellt. Der Tab “Dokument Aktionen” entfällt und wird teilweise durch den Tab der “Zusammenarbeit” ersetzt.