Zusammenarbeit
Der Tab “Zusammenarbeit” vereint Freigaben, Belegkommunikation und die Bearbeitungshistorie. Der Bereich ist folgendermaßen aufgebaut:
Obere Sektion links: Genehmigung, Kommentare und Arbeitsablauf
Befindet sich ein Beleg in einem Arbeitsablauf (Workflow), kann dieser von berechtigten Benutzern durch Klicken auf Genehmigen in den nächsten Schritt des Workflows bewegt werden. Ein Ablehnen der Genehmigung bringt den Beleg zurück in den vorherigen Schritt.
Eine Sonderform betrifft stets den 1. Arbeitsschritt eines Workflows: Da hier kein vorheriger Arbeitsschritt vom System ausgewählt werden kann, muss bei Ablehnen der Beleg einem anderen Arbeitsablauf zugewiesen oder eine Genehmigung durch einen anderen Nutzer angefordert werden.
Wenn in Ihrem Account keine Genehmigungen konfiguriert sind oder das aktuelle Dokument keinem Arbeitsablauf zugewiesen ist, dann sehen Sie hier im User Interface nur die Kommentarfunktion.
Untere Sektion links: Bearbeitungshistorie
Die Bearbeitungshistorie zeigt auf, welche Änderungen der Beleg im Prozess durchlaufen hat. Hier werden alle Kommentare, Genehmigungen und automatischen Steuerungsschritte angezeigt. Sie können hier etwa überprüfen, aufgrund welcher Aktivitäten und Regeln der Beleg im aktuellen Schritt gelandet ist.
Zudem können Sie nach bestimmten Aktivitätstypen filtern.
Sie nutzen noch keine Arbeitsabläufe in domonda?
Vor dem Setup der Arbeitsabläufe empfehlen wir Ihnen, mit unserem Support-Team zu sprechen.
Wir beraten Sie gerne und freuen uns, mit Ihnen gemeinsam Ihren internen Arbeitsablauf zu definieren und zu digitalisieren.
Einfache Arbeitsabläufe (ohne Automatisierung) können anschließend von einem Admin-User in den Einstellungen angelegt werden. Automatisierte, regelbasierte Freigabeprozesse können ebenfalls durch Admins aufgesetzt werden oder durch unser erfahrenes Team individuell für Ihre Bedürfnisse. Für dieses Setup unterbreiten wir Ihnen gerne ein Angebot.
Individuelle Genehmigungen einholen
Manchmal ist es notwendig, für einzelne Rechnungen zusätzliche Genehmigungen einzuholen. Mit dieser Funktion können Sie, unabhängig von Ihren hinterlegten Arbeitsabläufen, Genehmigungen von Kollegen/Abteilungsleitern/Geschäftsführern einholen.
Wählen Sie dazu einfach die Person aus, von der Sie die Genehmigung einholen möchten. Schreiben Sie optional noch eine Nachricht und klicken Sie anschließend auf Anfrage.
Erhaltene Genehmigungsanträge bearbeiten
Benutzer, an welchen eine Anfrage gestellt wird, erhalten eine E-Mail Benachrichtigung mit einem Link zu dem Dokument.
Damit Nutzer einen Überblick über an sie gestellte Genehmigungsanfragen erhalten, bestehen folgende Möglichkeiten:
in der Belegübersicht über den Filter Status → Genehmigung → Erwartet meine Genehmigung.
Über das Handlung-Erforderlich-Widget am Dashboard (durch Klick auf den entsprechenden Eintrag gelangen Sie zu den Belegen).
In der Freigabe-Ansicht (hier kann der Beleg zudem direkt genehmigt werden).
An Nutzer gerichtete Genehmigungsanträge können sowohl im Tab “Zusammenarbeit” als auch in den “Prüfungsdetails” abgewickelt werden. Auch hier kann der Beleg genehmigt, abgelehnt und kommentiert werden.
