Batch Booking Modus im SEPA XML
Hintergrundinfo zu Batch Booking
Sammelüberweisungen (bzw Sammelbuchungen) werden von Firmen verwendet, um Details von Zahlungen auf Kontoauszügen vor neugierigen Blicken zu schützen, um Kosten für Belegzeilen zu reduzieren oder weil das Web-Banking Ihrer Bank sonst viele Extraklicks und Freigaben bei der Übernahme von SEPA XML Files benötigt.
Der administrative Begriff Sammelüberweisung und der technische Begriff Batch-Booking wird oftmals synonym verwendet, die entsprechende Funktion ist aber nicht zwangsläufig ident. Wir verwenden in diesem Artikel Sammelüberweisung im Sinne der Zusammenfassung von Einzeltransaktionen zu einer einzigen Zahlungsausführung bei der Bank (mit dem Merkmal der Nicht-Nachvollziehbarkeit der vorherigen Einzeltransaktionen).
Die Volksbank hat das recht gut aufbereitet (Quelle: BatchBooking bei der Volksbank):
Bei Batch Booking …. ist die Vorgabe, dass der Sammelauftrag als Gesamtposten auf dem Kontoauszug erscheinen soll. Steht der Wert auf "Batch-Booking = false", heißt dies, dass der Sammellauftrag mit den Einzelposten auf dem Kontoauszug erscheinen soll. Praxisbeispiel: Sie schicken einen SEPA-Sammelauftrag und möchten auch auf dem Kontoauszug diesen als einzigen Gesamtposten aufgeführt haben. XML-Datei muss Eintrag enthalten: "<BtchBookg>true</BtchBookg>"
Wie funktioniert Batch-Booking in domonda
Standardmässig versucht domonda mit dem erzeugten SEPA XML PAIN File, bei der Bank einerseits möglichst KEINE Sammelbuchungen auszuführen, aber auch das evtl eingestellte Default Ihres Kontos nicht zu überschreiben. Das kann bei Ihrer Bank dazu führen, dass zwar wie gewünscht Einzelzahlungen ausgeführt werden, Sie aber bei der Freigabe jede einzelne Transaktion freigeben müssen.
Technisch gibt es mindestens 2 Details im SEPA-File zu beachten, um das Verhalten zu beeinflußen. Zusätzlich zur Option batchBooking true / false ist der Aufbau des Files bei vielen Banken entscheidend:
Strukturaufbau Option A: einzelne Transaktionen in jeweils eigenen PmtInf-Blöcken oder
Strukturaufbau Option B: nur ein PmtInf Block mit allen Transaktionen drinnen
Für manche ausgewählte Banken erzeugt domonda standardgemäß “Strukturaufbau Option B” (wenn es sich in der Vergangenheit als sinnvoll gezeigt hat), für die meisten Banken aber Option A.
Nachteile von Sammelbuchungen in domonda
Der Komfort der OP-Auszifferung in domonda sinkt bei Sammelbuchungen (Batch-Booking=true) wesentlich. Sammel-Zahlungen, die über das PSD2-Interface von der Bank abgerufen werden, können nicht mehr automatisch ausgeziffert werden (Jeder Beleg muss manuell verknüpft werden). Sie können versuchen, ob die Bank Ihnen einen CSV-File mit den aufgesplitteten Transaktionen liefert und Sie können den CSV-File dann in domonda einspielen. In vielen Fällen funktioniert dies aber nicht zufriedenstellend.
Fragen und Antworten
Q: Mit welchem Standardwert wird das Feld <BtchBook> in der pain-Datei aktuell von domonda gesetzt?
A: Es fehlt komplett, es gibt keine Angabe dazu im File (auch um das Default-Verhalten nicht zu stören). Standardmäßig ist ausserdem die Struktur des Files für die meisten Banken auf Strukturaufbau Option A ( einzelne Transaktionen in jeweils eigenen PmtInf-Blöcken) eingestellt
Q: Gibt es eine Einstellungsmöglichkeit, mit der dieses Verhalten gesteuert werden kann, oder ist die Generierung fest vorgegeben?
A: Der domonda Support kann diverse Einstellungen vornehmen, um die beiden oben genannten Variantenarten (Batch Booking Ja/Nein, Strukturaufbau Option A oder B) ein oder auszuschalten
Vorgehen für Ihr gewünschtes Setup beim Onboarding
Banken sind nicht einheitlich in der Ausführung für Sammelbuchungen/Batch-Booking, und nicht jede Bank schafft ohne weiteres die von Ihnen gewünschte “perfekte” Komfortfunktion.
Die Banken sind bei der Aktivierung von Sammelüberweisungen recht unterschiedlich, manchmal muss auch mit dem IT-Helpdesk telefoniert werden. Wir haben oftmals erlebt, das die Bank eine manuelle zusätzliche Freischaltung über den IT-Helpdesk nötig macht, um eine andere Interpretation des XML Files zu bewerkstellligen.
Der domonda Support kann beim Account-Setup kostenlos die oben genannten Standardeinstellung setzen und Sie müssen mit der Bank prüfen ob es wie gewünscht funktioniert.
Dazu ist folgendes Vorgehen nötig:
Der domonda Support muss evtl eine Einstellung in Ihrem Account verändern
Nach unserem OK: Sie testen mit 3 Rechnungen und erzeugen ein SEPA XML ZahlungsFile
Sie senden das SEPA XML an uns und wir machen evtl eine manuelle Adaption um hier die Variante auszutesten, senden Ihnen dann den File
Sie spielen den File bei der Bank ein und geben Bescheid, ob es funktioniert
Wir machen dann die diesbezüglichen Adaptionen in Ihrem Account, damit es zukünftig automatisch korrekt funktioniert
Nach unserem OK: Sie können die Zahlungsfunktion mit den gewünschten Änderungen verwenden.
Wenn der domonda Support tiefer in die Spezifikas der Bank einsteigen muss, dann wird das als Supportleistung zum üblichen Stundensatz verrechnet.