Erstellung von automatischen Personenkontennummern in domonda

Wie funktioniert in domonda die Vergabe von Personenkontennummern für neue Kunden oder Lieferanten?

Domonda erzeugt bei einem vollständigen Buchhaltungsexport, wenn die Option “Dies ist ein Buchhaltungsexport“ markiert ist, eine neue, noch nicht vorhandene Personenkontennummer für einen erstmals exportierten Geschäftspartner (CLIENT oder VENDOR je nach Eingangs- oder Ausgangsrechnung).

Diese Funktion ist Standardmäßig aktiv und kann in den erweiterten Einstellungen deaktiviert werden (Siehe “Erzeugung einer Personenkontennummer beim Export“).

Fehlermeldung während Export “Extension of the length of personal account number …“

domonda warnt Sie, dass die Länge der Personenkonten erweitert werden muss, da bereits die höchste Nummer im aktuellen Schema (Kunde oder Lieferant) erreicht wurde.

Sie müssen dies händisch korrigieren. Sehr wahrscheinlich wurde eine hohe Nummer bei ihren Personenkonten “geparkt”, damit die Kanzlei darauf unklare Kunden oder Lieferanten buchen kann, z.B. bei DATEV “19999 Sonstige Kunden“ oder BMD “299999 Andere Kunden“.

In der Reihe davor haben Sie wahrscheinlich ein lange Lücke. Löschen Sie diese 19999 oder 299999 aus domonda und setzen den Export fort.

Wenn Sie die Erweiterung tatsächlich treffen wollen, dann erweitern Sie einmal manuell auf 20000 (für DATEV Kunden) oder 2000001 (BMD Erweiterung auf 7-stellig). Sie machen das, indem Sie händisch diese Personenkontennummer in domonda eintragen (Einstellungen > Buchhaltung > Personenkonten > Erstellen)

Sehen Sie auch weiter unten im Artikel unter Erstellung von automatischen Personenkontennummern in domonda

Ermittlung der nächsten Personenkontennummer

Domonda ermittelt zum Zeitpunkt des Buchhaltungs-Exports die nächste zu vergebende Personenkontennummer aus den bisherigen existierenden Personenkontennummern und zählt dann dort weiter. Angenommen die derzeit höchste CLIENT PKN ist 300086. Bei der Vergabe der nächsten Personenkontennummer wird dort 1 addiert, ergibt also die Personenkontennummer 300087.

Frage: Was passiert, wenn nun manuell eine Nummer eingetragen wird, z.B. 300090?

Antwort: Dann wird zum Zeitpunkt des Exports die Ermittlung der höchsten Nummer das Ergebnis 300090 liefern, d.h. die nächste Personenkontennummer ist dann 300091.

Frage: Was passiert, wenn eine ganz große Lücke in den Personenkontennummern von unserem Account ist, z.B. es endet einerseits bei 300086, geht dann aber weiter bei 370000?

Antwort: Domonda wird auch dort die höchste Personenkontennummer ermitteln (=370000) und dort weiterzählen. Es gibt kein Auffüllen der Lücken.

Frage: Lässt sich das Problem der großen Lücken in den Personenkontennummern manuell lösen?

Ja, aber nur wenn die Personenkontennummern der höheren Sequenz gelöscht werden, bzw besser manuell geändert auf die fortlaufende niedrigere Sequenz (zB. aus obigem Bsp, 370000 wird dann zu 300087 abgeändert in domonda usw.). Dies muss dann auch im nachfolgenden Buchhaltungssystem manuell korrigiert werden.

Frage: Was ändert sich, wenn “Erzeugung einer Personenkontennummer beim Export” deaktiviert wird?

Bei einem vollständigen Buchhaltungsexport werden standardmäßig die Personenkontennummern (PKN) erzeugt. Wenn die Einstellung deaktiviert wird, geschieht das nicht, das heisst der Export schlägt fehl, wenn PKN fehlen. Der Export-Dialog zeigt dann die problematischen Rechnungen an, die PKN müssen für einen erfolgreichen Export manuell gesetzt werden.

Erweiterung der Länge der Personenkontennummer - Ein Beispiel von 5 auf 6 Stellen:

Angenommen die derzeit höchste CLIENT PKN ist 19999. Da in den Buchhaltungssystemen die erste Ziffer immer einen definierten Bereich festlegt (Kunde, Lieferant), zählt domonda ab 19999 nicht um eins weiter und käme damit auf 20000, sondern erweitern ab hier um eine Stelle.

Daraus folgt, dass nach 19999 > 100001 folgt. Die Annahme ist, dass mit der ersten Stelle 2xxxxx ein anderer definierter Bereich einher geht.