Wenn Sie als ADMIN im System hinterlegt sind, finden Sie unter Einstellungen > Firma > Erweitert zusätzliche Einstellmöglichkeiten für Ihren Account.
Aus dieser Seite werden alle dieser Funktionen der Reihe nach beschrieben und erklärt.
Position des Prüfprotokolls
Position des Prüfprotokolls im PDF beim PDF-Export, es wird entweder vor oder nach dem Rechnungs-Dokument eingefügt.
Aktiviere Kostenstellen der Rechnung
Aktiviere oder deaktiviere die Darstellung der "Kostenstellen der Rechnung" am Prüfungsdetail-Tab. Diese Einstellung ändert nicht die Darstellung der Kostenstellen der Buchhaltungsfunktion.
Bei verwaisten Dokumenten warnen
Dokumente ohne offene Genehmigungsanträge, welche noch nicht im letzten Workflow-Schritt sind sollen eine Warnung am Dashboard und in der Update Email auslösen.
Erzeuge neuen Geschäftspartner wenn noch nicht vorhanden
Falls aktiviert legt domonda während der Belegextraktion automatisch einen neuen Geschäftspartner in Ihrem Account an, wenn dieser noch nicht in der Geschäftspartnerliste vorhanden ist.
Wann sollte diese Einstellung deaktiviert werden? Wenn Sie die vollständigen Kontrolle über die Geschäftspartnerliste in Ihrem Buchhaltungssystem behalten wollen und Sie z.B. per API neue Geschäftspartner erzeugen wollen. Ansonsten sollte die Einstellung aktiviert sein.
Standardeinstellung = Geschäftspartner werden angelegt
Erzeugung einer Personenkontennummer beim Export
Mit der Deaktivierung dieser Option kann die Erzeugung neuer Personenkontennummern beim Buchhaltungsexport komplett deaktiviert werden. Wann benötigen Sie das? Um die vollständige Kontrolle über neue Personenkonten in Ihrem Buchhaltungssystem zu behalten, z.B. wenn Sie manuell neue Personenkontennumern nachtragen wollen, weil Sie eine eigene Logik wie z.B. Personenkontenkreise verwenden wollen, die domonda nicht abbilden kann.
Standardeinstellung = Personenkonten werden von domonda vergeben
Zahlungs- und Bankinfo zum BMD-Export hinzufügen
Wenn diese Option aktiviert ist, sind bei einem BMD-Export die Bankdaten (z.B. IBAN, BIC/SWIFT, Bank Name) und weitere Zahlungsdetails des Geschäftspartners in der Export Datei enthalten.
Buchhaltungsexport auf ADMIN/ACCOUNTANT einschränken
Nur domonda Nutzer mit dem Status ADMIN oder ACCOUNTANT können Buchhaltungsexporte durchführen.
Deaktivierung des Unvollständigen Exports
Wenn sie diese Option auswählen wird die Möglichkeit des unvollständigen Exports deaktiviert. Standarmäßig ermöglicht es domonda Buchhaltungsdaten auch dann zu exportieren, wenn Belege noch nicht in domonda verbucht wurden. Warum kann das deaktivieren der Funktion sinnvoll sein? Damit unvollständige Exporte die Übereinstimmung mit den Daten im Buchhaltungssystem nicht stören. Mehr Details dazu hier: https://academy.domonda.com/academy/export-der-buchungszeilen-datev-bmd-dvo-addison#Der-Export
Workflowauswahl in der INBOX verhindern
Manche Workflowsetups werden durch die Workflowauswahl in der Inbox beim Import neuer Belege gestört. Mit dieser Option kann diese Funktion für die Benutzer in der INBOX deaktiviert werden.
Deaktiviere die Warnung der IBAN Prüfung im Safe Workflow
Domonda kann im Safe Workflow (mehr dazu: https://academy.domonda.com/academy/safe-workflows-erweiterung-compliance-workflows) die Übereinstimmung von IBANs am Beleg und in der Geschäftspartner-Datenbank sicherstellen. Bei manchen Setups kann dies störend sein und kann hier deaktiviert werden.
Interne Belegnummer unabhängig von der Kategorie
Interne Belegnummern werden für gewöhnlich pro Buchungskategorie definiert. Mit dieser Auswahl werden individuelle Kategorieeinstellungen überschrieben und es wird eine fortlaufende Nummer über alle Kategorien (ER, AR, KA etc) erzeugt. Dies ist z.B. sinnvoll, wenn Sie nur Eingangsrechnungen in domonda verwalten und über alle Kategorien eine fortlaufenbde Nummer benötigen.
Interne Belegnummer ist Schreibgeschützt für Nicht-ADMINs
Nur domonda Nutzer mit dem Status ADMIN können die interne Belegnummer editieren. Mehr dazu hier: https://academy.domonda.com/academy/interne-belegnummern
Löschen von Dokumenten nur ADMIN/ACCOUNTANT erlauben
Wenn diese Option aktiviert wird, können nur domonda Nutzer mit dem Status ADMIN oder ACCOUNTANT Belege löschen. Sonst können dies alle Benutzer aller Berechtigungen machen.
Erlaube Benutzern Dokumente in nicht zugängliche Kategorien zuzuordnen
Durch das Aktivieren dieser Funktion können auch Nutzer die nicht über Berechtigungen für bestimmte Buchungskategorien verfügen, Belegen diese Buchungskategorien zuordnen.
Wird diese Funktion aktiviert, können Belege aufgrund der fehlenden Berechtigungen des Nutzers nach dem Zuordnen für ihn scheinbar “verschwinden”.
Kommentar aus E-Mail-Betreff und -Body beim Import hinzufügen
Falls aktiviert, werden Kommentare aus dem Betreff oder dem Body der Email beim Email Import im Prüfprotokoll unter dem Reiter Zusammenarbeit angezeigt.
Zahlungsstatus extrahieren
Ab August 2026 liest domonda automatisch den Bezahlstatus eines Belegs aus und setzt diesen gegebenenfalls auf bezahlt. Durch das deaktivieren der Funktion kann der Bezahlstatus manuell bearbeitet werden. Mehr dazu hier: https://academy.domonda.com/academy/bezahlstatus-von-rechnungen#Automatische-Zahlungsstatus-Extraktion
Rechnungsauftrag-Feld aktivieren
Hiermit kann ein zusätzliches Eingabefeld in den Belegdetails aktiviert werden. Die Benützung kann nach eigenen Notwendigkeiten erfolgen.
Wenn aktiviert, erscheint ein Zusatzfeld “Auftrag” bei den Rechnungsdetails:
Die Inhalte sind volltextindiziert und können in der Volltextsuche verwendet werden.
Zusätzlich können Sie unter Einstellungen > Sonderthemen > Aufträge Werte vorgeben. Wenn Sie diese Werte leer lassen, können Freitexte in das Feld eingegeben werden.
Erweiterter Zahllauf (Datenträgernachweis)
Wenn die Option aktiviert ist, wird beim SEPA-XML Export zusätzlich zu den XML-Dateien eine PDF-Nachweisliste (“Datenträgernachweis”) über alle im Zahllauf befindlichen Rechnungen erstellt. Details dazu hier: https://academy.domonda.com/academy/pdf-nachweisliste-fur-sepa-xml-export
Deaktiviere Regel im Zahlungsabgleich
Sie können Ihre Matching-Pipeline optimieren, indem Sie bestimmte Regeln deaktivieren, die zu falschen Matches führen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel „Wie Transaktionen und Dokumente abgeglichen werden“
Nachricht zur Zahlungserinnerung
Die Standard Mahnungsnachricht kann hier angepasst werden. Mehr dazu hier: https://academy.domonda.com/academy/mahnlauf-zahlungserinnerungen-senden
Benutzerdefiniertes Dokumentfeld
Hiermit stellt domonda Ihnen ein Eingabefeld für Suchparameter zur Verfügung. Dieser Suchparameter (Regular Expression) wird auf das jeweilige Dokument angewendet. Das Ergebnis der RegEx wird in ein Zusatzfeld “Benutzerdefiniertes Dokumentfeld” in den Prüfungsdetails geschrieben. Hiermit können Sie definierte Zeichenfolgen wie Projektnummern, PO-Nummern, Transaktionsnummern oder jedwede Codes mit einem definierten Aufbau auslesen und in domonda speichern. Der Regex-Vergleich wird zum Zeitpunkt der Ansicht des Belegs bzw. beim Export des Belegs ausgeführt, d.h. Sie können die RegEx auch nachträglich ändern, um auf die bestehenden Belege neue Suchen auszuführen.
Mit der Konfiguration des “Benutzerdefinierten Dokumentfeld“ erschient ein zusätzlichen Attribut bei Dokumenten, welches automatisch und nicht manuell editierbar die Inhalte aus dem Suchvergleich enthält.
Darstellung des “Benutzerdefinierten Dokumentfeld“ in den Zusatzfeldern:
Beispiele für die Eingabe:
((PO_)|(BN_))
… erkennt in den OCR-Texten der Rechnungen alle Zeichenketten, die mit “PO_“ (also zB Purchase Order) oder mit “BN_” (steht hier für Bestellnummer) starten und liefert den ersten Wert der zusammenhängenden Zeichenkette zurück (also z.B. PO_452389FG67)
((_TEXT1)|(_TEXT2))|((X-STD-))|((Transaktionsnr.: ))
… erkennt die 4 angegebenen Zeichenketten und liefert den ersten Match zurück.
((Vorhaben\n+.*)|(XX_))
… erkennt den Start mit dem Wort “Vorhaben“ und liefert auch den Inhalt nach dem Line Break (falls mehrere Leerzeichen auf der Rechnung zwischen dem Wort Vorhaben und dem nachfolgenden Begriffen sind) und liefert dabei auch Leerzeichen, bis zum nächsten Line Break.
Exporte
Dieses Feld ist zusätzlich im Feld “freifeld-8” in BMD auswertbar. Weiters kann es mit einem Buchhaltungs-Platzhalter im Buchungstext platziert werden. Wenn Sie dieses Feld in anderen Zusammenhängen und Exporten benötigen, sprechen Sie bitte mit dem Support.
Technische Details
The backend constructs this regex: \w*<field>\w* with the multi line modifier and returns after the first match. See details e.g. at https://regex101.com/
Default Werte für Zahlungsvoreinstellungen - Fälligkeiten und Skonto Default-Werte
Hiermit können die Default-Werte für eine Zahlungsvoreinstellung gesetzt werden. Fälligkeitstage ab Rechnungsdatum, Skonto ab Rechnungsdatum, sowie der Skonto-Prozentsatz werden per default automatisch aus der Rechnung ausgelesen. Hiermit können diese Werte auf einen Fixwert festgelegt werden.
Filter-Transaktionen-Schlüsselwörter
Das Feld ermöglicht die Ausfilterung von Transaktionen beim Bankimport. Details dazu hier: https://academy.domonda.com/academy/bankkonto-kreditkarte-paypal-anbinden#Transaktion-(z.B.-Lohnzahlungen,-Aussch%C3%BCttungen)-im-Bankimport-ausfiltern
Themen: erweiterte Einstellungen, Spezial Einstellungen, zusätzliche Einstellungen, interne Einstellungen, domonda konfigurieren