Erfahren Sie, wie Sie einfache Freigaben und Workflows in domonda selbst aufsetzen können und an wen Sie sich bei komplexeren Anforderungen wenden können.

Mit domonda können Sie die Freigabeprozesse Ihres Unternehmens digitalisieren. Die klassische Freigabemappe gehört damit endlich der Vergangenheit an. Zukünftig können Sie direkt und jederzeit einsehen, wem die Freigabe aktuell obliegt, wer den Beleg bereits freigegeben hat und wann diese Freigabe erteilt wurde. Der gesamte Freigabeprozess wird somit im Hintergrund festgehalten und die Historie kann jederzeit eingesehen werden. Neben den Freigaben können auch firmeninterne Arbeitsabläufe Ihrer Finanzabteilung visualisiert werden.


Setup von Freigaben und Workflows

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Self-Setup:
    Freigaben und Workflows können über domonda Benutzer mit der Berechtigung Admin in den Einstellungen erstellt werden. Sie haben die Möglichkeit, unterschiedliche Prüfschritte in einen Workflow zu integrieren und unterschiedliche Workflows zu erstellen. Zur Anlage von regelbasierten Automatismus finden Sie einen detaillierten Artikel hier.

  2. Durch unser erfahrenes Support-Team:
    Vereinbaren Sie gerne einen unverbindlichen Termin mit unserem Team. Wir können Ihre Freigabeprozesse gerne gemeinsam besprechen und Ihnen aufzeigen, welche Möglichkeiten wir in domonda haben, um Sie bestmöglich zu unterstützen. Die Beratung ist kostenlos und unverbindlich. Für das Setup eines regelbasierten, automatisierten Workflows durch unser Team wird in der Regel eine einmalige Setup-Gebühr fällig, die sich nach Komplexität und Ausmaß des Workflows richtet. Gerne lassen wir Ihnen dazu ein individuelles & attraktives Angebot zukommen.

Schicken Sie uns gerne eine Mail an anfrage@domonda.com!

Workflows können ganz individuell, beispielsweise nach unterschiedlichen Abteilungen, Regionen, Produktkategorien oder auch bestimmten Personen konfiguriert werden. Folglich finden Sie ein Beispiel für einen klassischen Workflow einer Abteilung mit zusätzlicher Freigabe der Geschäftsführung bei Überschreitung eines (frei wählbaren) Betrages:

Beispiel: Prüfung mit Betragsgrenze
  1. Rechnerische Prüfung
    (Prüfung auf inhaltliche Korrektheit der Rechnung durch Entscheider XY)

  2. Sachliche Prüfung
    (durch Sachbearbeiter/Besteller/Einkauf)

  3. Prüfung Geschäftsführung
    (Betragsgrenze > 5000 € → Geschäftsführung bekommt den Beleg zur Prüfung vorgelegt)

  4. Freigegeben zur Zahlung
    (Zahlung des Belegs durch Finanzabteilung)

  5. Freigegeben für die Buchhaltung
    (Beleg wird von der Buchhaltung kontiert und für den Export an Ihr Steuerbüro vorbereitet)


Self-Setup eines simplen Freigabeprozesses oder Workflows

Arbeitsabläufe können nur von Firmen-Admins erstellt werden. Falls Sie nicht über diese Berechtigung verfügen kontaktieren Sie bitte support@domonda.com, oder besprechen Sie mit Ihrem domonda Firmen-Admin die Anlage der Workflows.

  • Gehen Sie in die domonda Einstellungen

  • Nun klicken Sie den Unterpunkt der Einstellungen Arbeitsabläufe an

  • Um einen Arbeitslauf anzulegen klicken Sie auf Erstellen

  • Es öffnet sich ein neues Dialogfenster in welchem der Arbeitslauf benannt werden muss.

Oft verwenden domonda Klienten hier ihre einzelnen Abteilungen. Dies macht es Ihnen leichter, die einzelnen Entscheidungsbefugten nach Abteilung den einzelnen Arbeitsschritten zuzuweisen.

  • Nachdem Sie den Titel vergeben haben können Sie die einzelnen Workflowschritte definieren

  • Ist der Workflow erstellt, können Belege dem Arbeitsablauf zugewiesen werden

Hier geht's zur Videoanleitung: Wie man einen Arbeitsablauf erstellen kann


Wie werden Belege einem Arbeitslauf zugewiesen?

  • Einzelne Belege können in den Dokument Aktionen einem Workflow zugewiesen werden

  • Es besteht außerdem die Möglichkeit Belege direkt in der Überprüfungsgruppe einem Arbeitsablauf zuzuweisen

  • Über die domonda Bulkänderung können Belege eines gewählten Filtersets einem Arbeitsablauf zugewiesen werden


Welcher Mitarbeiter sieht welche Dokumente?

Wir verstehen, dass nicht jeder Mitarbeiter die Möglichkeit haben soll, jegliche Belege einsehen und bearbeiten zu können. Deshalb gibt es bei domonda die Möglichkeit Zugriffe individuell einzuschränken. Für eine Übersicht über die domonda Nutzerrollen klicken Sie bitte hier. Wenn Sie eine genaue Anleitung suchen, um Zugriffe auf bestimmte Arbeitsabläufe zu beschränken, werden Sie hier fündig.

Damit der Einstieg in die Vergabe von Zugriffsrechten leichter fällt, können Sie hier noch ein praktisches Beispiel ansehen:

Beispiel für das Einrichten von Zugriffsrechten auf einzelne Freigabeschritte

Beispiel: Die Marketing Abteilung prüft beispielsweise alle Belege welche dem Workflow Marketing zugeordnet wurden. Wird ein Beleg dem Arbeitsablauf Marketing zugewiesen, verschiebt sich der Beleg in den ersten Prüfschritt der Marketing Abteilung.

  1. Rechnerische Prüfung
    (Prüfung auf inhaltliche Korrektheit der Rechnung durch Entscheider XY)

Nun können Sie in den Zugriffsrechten in den domonda Einstellungen dem Entscheider XY nur Zugriff auf den Arbeitsablauf Marketing, 1. Rechnerische Prüfung einräumen. Entscheider XY hat in diesem Fall nur Zugriff auf Belege welche sich im Arbeitsablauf Marketing, 1. Rechnerische Prüfung befinden.

Die weiteren Arbeitsschritte können Sie dann den jeweiligen Entscheidungsbefugten zuweisen.

Es besteht des Weiteren die Möglichkeit, Entscheider XY eine E-Mail Benachrichtigung zukommen zu lassen, welche den User darüber informiert, dass ein Beleg für Ihn zu Prüfung bereitgestellt wurde. Die E-Mail Benachrichtigung kann über unser Support-Team eingerichtet werden.

Sie möchten eine E-Mail Benachrichtigung einrichten lassen? Kein Problem! Schreiben Sie uns gerne an support@domonda.com.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft Ihnen gerne weiter. Einfach eine Mail an support@domonda.com schicken oder den praktischen In-App Chat nutzen. Wir melden uns schnellstmöglich bei Ihnen.