domonda für Steuerberatungskanzleien

Vom Belegeingang bis zur fertigen Buchhaltungsübergabe

Als Kanzlei kennen Sie den Ablauf: Belege kommen per E-Mail, über verschiedene Kanäle oder erst kurz vor dem Monatsabschluss. Dann müssen Rechnungsdaten geprüft, Kontierungen ergänzt, Kassa und Bank abgestimmt, Rückfragen mit dem Mandanten geklärt und die Unterlagen für die Buchhaltung vorbereitet werden.

domonda bringt diese Schritte an einem Ort zusammen.

Ihre Mandanten können ihre Belege laufend bereitstellen, während domonda die Rechnungsdaten ausliest und Sie bei Kontierung, Kostenstellen, Zahlungszuordnung, Freigaben und der Vorbereitung der Buchhaltung unterstützt.

So arbeitet Ihre Kanzlei auf einer gemeinsamen Datengrundlage mit dem Mandanten, ohne dass jeder Beleg am Monatsende noch einmal neu zusammengesucht und aufbereitet werden muss.

Dieser Leitfaden zeigt, wie eine Zusammenarbeit von der Einrichtung eines neuen Mandanten bis zur Übergabe an Ihr Buchhaltungssystem aussehen kann.

1. Welche Aufgaben übernimmt domonda?

domonda unterstützt die Belegverwaltung und die vorbereitende Buchhaltung. Wie weit die Vorbereitung geht, legen Sie gemeinsam mit Ihrem Mandanten fest.

Sie können domonda für die reine Belegsammlung und Prüfung nutzen oder zusätzlich die Kontierung, Kostenstellen, Kassa, Bank, Zahlungszuordnung und Freigaben darin abbilden.

Die Buchhaltungsfunktion ermöglicht es, Belege direkt in domonda zu kontieren und die vorbereiteten Daten anschließend an das jeweilige Buchhaltungssystem zu übergeben. Unterstützt werden unter anderem BMD, DATEV, dvo, Addison OneClick, Agenda und Lexware.

→ Steuerberater-Zusammenarbeit und Buchhaltungssysteme

Für die Kanzlei interessant sind insbesondere:

• automatische Auslesung der Rechnungsdaten

• Kontierung direkt am Beleg

• automatische Kontierungsvorschläge auf Basis bisheriger Buchungen

• Kostenstellen und Kostenträger

• Kassenbuch

• Bank und Kreditkarten

• automatische Zuordnung von Zahlungen und Belegen

• Freigaben und Workflows

• Buchhaltungsübersicht

• 1-Click Monatsabschluss

• strukturierte Buchhaltungsexporte

• nachvollziehbare Bearbeitungs- und Exportvorgänge

2. Vor dem ersten Monat: Zusammenarbeit und Zuständigkeiten festlegen

Bevor der erste Beleg verarbeitet wird, sollte klar sein, wer welche Aufgaben übernimmt.

Eine mögliche Aufteilung sieht so aus:

Benutzer und Zugriffsrechte können entsprechend der jeweiligen Aufgaben eingerichtet werden.

→ Benutzer anlegen und berechtigen

Vereinbaren Sie außerdem einen monatlichen Stichtag: Bis wann müssen die Belege vorliegen? Wann werden Rückfragen beantwortet? Wann erfolgt die Kontrolle? Und wann wird an die Kanzlei übergeben?

3. Buchhaltungs-Setup einrichten

Für die Kontierung benötigen Sie ein entsprechendes Buchhaltungs-Setup. Bestehende Sachkonten, Personenkonten und Kostenstellen können in domonda hinterlegt werden. Dadurch stimmen die Daten in domonda mit dem Buchhaltungssystem der Kanzlei überein.

→ Buchhaltung in domonda

Bei einem BMD-Setup werden insbesondere folgende Daten benötigt:

• Sachkontenliste

• Personenkontenliste

• Buchungsjournal

→ BMD Setup und Übergabe

Gerade bei Personenkonten lohnt sich ein sauberer Datenbestand. Die UID-Nummer sollte beispielsweise nicht mehrfach für unterschiedliche Personenkonten verwendet werden. Geschäftspartner und deren Stammdaten können nach dem Import in domonda bearbeitet und zusammengeführt werden.

4. Unterjähriger Start: Wo beginnt die gemeinsame Verarbeitung?

Beginnt ein Mandant unterjährig mit domonda, sollte zuerst festgelegt werden, welche Belege und Bankbewegungen bereits verbucht wurden.

Gerade beim ersten Monat ist diese Abgrenzung wichtig. So lässt sich vermeiden, dass bereits verarbeitete Belege noch einmal übernommen oder offene Vorgänge übersehen werden.

Legen Sie deshalb einen eindeutigen Startpunkt fest und stimmen Sie diesen mit der Kanzlei ab.

5. Belege richtig strukturieren

Legen Sie gemeinsam mit dem Mandanten fest, wie Belege übermittelt werden und welchen Belegkreisen sie zugeordnet werden.

Typische Kategorien sind:

• Eingangsrechnungen

• Ausgangsrechnungen

• Kassa

• Kreditkarten

• Mitarbeiterspesen

• Verrechnungskonten

• sonstige Dokumente

Auch eigene Dokumentenkategorien und entsprechende Prozesse können eingerichtet werden.

→ Dokumentenkategorien anlegen

Beispiel: Ein Mitarbeiter bezahlt eine Hotelrechnung mit der Firmenkreditkarte. Schon beim Setup sollte klar sein, wie der Beleg in domonda landet und welchem Belegkreis er zugeordnet wird.

So bleibt der Vorgang von der Rechnung bis zur späteren Buchung nachvollziehbar.

6. Belegdaten auslesen und prüfen

Nach dem Eingang werden die relevanten Informationen aus dem Beleg ausgelesen und für die weitere Bearbeitung bereitgestellt.

Dazu gehören beispielsweise:

• Geschäftspartner

• Rechnungsnummer

• Rechnungsdatum

• Leistungsdatum

• Netto-, Steuer- und Bruttobetrag

• Währung

• Dokumentenkategorie

• Rechnung oder Gutschrift

• Zahlungsinformationen

Die automatische Auslesung reduziert die manuelle Dateneingabe. Die fachliche Prüfung bleibt natürlich bei der dafür verantwortlichen Person.

Gerade bei ungewöhnlichen Rechnungslayouts, Rabatten, Gutschriften oder verkürzten Datumsangaben sollte ein Blick auf das Originaldokument erfolgen.

7. Kontierung direkt in domonda

Nach der Auslesung können die Belege direkt in domonda kontiert werden.

Sachkonto, Personenkonto, Steuercode, Buchungstext, Buchungsbetrag und Kostenstelle stehen in der Buchungsübersicht zur Verfügung. Auch Splitbuchungen können abgebildet werden.

→ Belege kontieren

Besonders interessant ist die automatische Vorkontierung: Auf Basis historischer Buchungen können Kontierungsvorschläge erstellt werden. Diese können mit einem Klick übernommen oder bei Bedarf angepasst werden.

Gerade bei wiederkehrenden Rechnungen kann das viel Handarbeit ersparen.

8. Kostenstellen und Kostenträger

Kostenstellen und Kostenträger können direkt am Beleg erfasst und für die Buchungszeilen übernommen werden. Auch Aufteilungen auf mehrere Kostenstellen oder Kostenträger sind möglich.

→ Kostenstellen und Kostenträger

Wenn beispielsweise eine Rechnung auf mehrere Projekte oder Abteilungen aufgeteilt werden muss, kann diese Zuordnung bereits bei der Belegprüfung vorgenommen werden.

9. Kassenbuch, Kreditkarten und Verrechnungskonten

Kassa und Verrechnungskonten gehören zu den Bereichen, bei denen am Monatsende schnell viele einzelne Vorgänge zusammenkommen.

Mit dem Kassenbuch können Barzahlungen erfasst und den entsprechenden Belegen zugeordnet werden.

Auch Kreditkarten, Mitarbeiterspesen und weitere Zahlungsanbieter können in die laufende Verarbeitung einbezogen werden.

→ Funktionsübersicht von domonda

10. Bank und Zahlungen

Banktransaktionen und Belege können miteinander verknüpft werden. Dadurch lässt sich nachvollziehen, welche Rechnung bereits bezahlt wurde und welche Zahlung noch offen oder nicht zugeordnet ist.

Auch der Bankexport kann die spätere Verbuchung im Zielsystem erleichtern. Bei Transaktionen mit zugeordnetem Beleg kann die Verbindung zwischen Zahlung und Beleg bei der weiteren Verarbeitung berücksichtigt werden.

→ Bank und Zahlungen

11. Freigaben und Rückfragen

Nicht jede Rechnung kann sofort gebucht werden. Oft fehlt noch eine Freigabe oder der Mandant muss eine Frage beantworten.

Mit Freigaben und Workflows lassen sich solche Prozesse direkt in domonda abbilden.

→ Freigaben und Workflows

Auch Kommentare können direkt auf Belegebene genutzt werden.

Das ist besonders praktisch für die Kanzlei: Statt eine E-Mail mit „Bei dieser Rechnung fehlt noch die Information ...“ zu schreiben und später wieder danach zu suchen, bleibt die Frage direkt beim betreffenden Beleg.

12. Vor dem Monatsabschluss

Vor der Übergabe sollte geprüft werden:

• Sind alle Belege vorhanden?

• Sind alle relevanten Belege ausgelesen?

• Sind die Kontierungen vollständig?

• Sind Kassa und Bank vollständig?

• Sind Zahlungen zugeordnet?

• Sind alle Freigaben abgeschlossen?

• Gibt es noch offene Rückfragen?

• Wurden nachgereichte Belege berücksichtigt?

Die Buchhaltungsübersicht bietet dafür eine zentrale Ansicht der Belege und der dazugehörigen Buchungsinformationen.

→ Buchhaltung: Übersicht

13. One-Click Monatsabschluss

Wenn der Monat fertig ist, muss die Kanzlei nicht erst erraten, ob vom Mandanten tatsächlich alles übermittelt wurde.

Mit dem One-Click Monatsabschluss kann der Mandant den Monat zur Übergabe freigeben. domonda prüft dabei, ob noch fehlende Dokumente oder Transaktionen vorhanden sind. Anschließend wird die Buchhaltung über die erfolgte Übergabe informiert.

→ One-Click Monatsabschluss

Der abgeschlossene Monat wird im System entsprechend angezeigt. So gibt es einen klaren Übergabepunkt zwischen Mandant und Kanzlei.

14. Buchhaltungsexport

Nach der Kontrolle werden die vorbereiteten Buchungsdaten an das jeweilige Buchhaltungssystem übergeben.

domonda unterstützt aktuell unter anderem:

• BMD

• DATEV

• dvo

• Addison OneClick

• Agenda

• Lexware

→ Steuerberater-Zusammenarbeit

Je nach Zielsystem können Buchungsinformationen gemeinsam mit den zugehörigen Belegbildern übergeben werden.

→ Export der Buchungsdaten

Für DATEV ist beispielsweise der Export der Belegkreise Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen sowie Kassa und Verrechnungskonten dokumentiert.

Auch der Bankimport bzw. Bankexport kann je nach Zielsystem unterstützt werden.

→ DATEV Bankimport

15. BMD

Für BMD gibt es einen eigenen Ablauf vom Setup in domonda über den Export bis zum Import in BMD.

→ BMD

Für das Setup werden Sachkonten, Personenkonten und Buchungsjournal benötigt. Die Belegdaten können anschließend gemeinsam mit den Buchungsinformationen für die Weiterverarbeitung in BMD exportiert werden.

Damit kann die Kanzlei mit den gewohnten Konten und Strukturen weiterarbeiten, während die vorbereitenden Schritte bereits in domonda erfolgt sind.

16. DATEV

Auch für DATEV ist der Ablauf vom Mandanten-Setup bis zur Übergabe dokumentiert.

→ DATEV Setup

Die Belegdaten können aus domonda exportiert und anschließend über DATEV Unternehmen Online an Kanzlei-Rechnungswesen übergeben werden.

Auch Kassa und Verrechnungskonten können berücksichtigt werden.

17. dvo, Addison OneClick, Agenda und Lexware

Neben BMD und DATEV unterstützt domonda auch dvo, Addison OneClick, Agenda und Lexware.

Die jeweiligen Übergabewege und Voraussetzungen finden Sie gesammelt in der Übersicht zur Zusammenarbeit mit Steuerberatern.

18. Was bleibt in der Kanzlei?

domonda unterstützt die vorbereitende Buchhaltung. Die laufende Finanzbuchhaltung und Abschlussarbeiten erfolgen weiterhin in Ihrer Kanzleisoftware.

Dazu gehören beispielsweise:

• endgültige Kontenabstimmung

• Abgrenzungen

• Abschlussarbeiten

• systemabhängige Sonderfälle

• weitere fachliche Prüfungen

domonda sorgt dafür, dass diese Arbeiten auf einer bereits strukturierten Datenbasis aufbauen können.

19. Mehrere Mandanten, ein Prozess

Was bei einem Mandanten funktioniert, muss auch bei vielen Mandanten funktionieren.

Mit domonda können mehrere Accounts über einen Zugang verwaltet und Zugriffsrechte individuell vergeben werden. Dadurch können Kanzleimitarbeiter und Mandanten entsprechend ihrer Aufgaben eingebunden werden.

→ Funktionsübersicht

Das ist besonders für Kanzleien interessant, die ihre Mandanten nach einem möglichst einheitlichen Ablauf betreuen möchten.

20. Nachvollziehbarkeit und Datensicherheit

Gerade bei Finanz- und Mandantendaten ist nachvollziehbar wichtig, was mit einem Beleg passiert ist.

domonda bietet unter anderem Audit Trails und eine versionierte Dokumentendatenbank. Die Kommunikation ist verschlüsselt und Backups werden regelmäßig erstellt. Für den Einsatz können außerdem Rollen und Zugriffsrechte entsprechend definiert werden.

→ Datensicherheit bei domonda

Weitere Informationen zu Datenschutz und DSGVO finden Sie auch in der FAQ der domonda Academy. Dort sind unter anderem Informationen zur Datenverarbeitung, zu den Rechenzentren und zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen beschrieben.

Was bringt domonda Ihrer Kanzlei?

Am Ende geht es nicht darum, möglichst viele Funktionen in einer Software zu haben.

Es geht darum, was Ihnen davon im Kanzleialltag tatsächlich Arbeit abnimmt.

Mit domonda können Sie:

• Belege laufend von Ihren Mandanten erhalten

• Rechnungsdaten automatisch auslesen lassen

• wiederkehrende Buchungen automatisch vorkontieren lassen

• Kontierungen direkt prüfen und bearbeiten

• Kostenstellen und Kostenträger bereits bei der Belegprüfung berücksichtigen

• Kassa, Kreditkarten und Verrechnungskonten strukturiert bearbeiten

• Bank und Zahlungen mit den passenden Belegen verbinden

• Freigaben und Rückfragen direkt am Beleg organisieren

• offene Punkte vor dem Monatsabschluss erkennen

• den Monatsabschluss strukturiert vom Mandanten übernehmen

• Buchungsdaten für Ihr jeweiliges Buchhaltungssystem exportieren

• mehrere Mandanten nach einem einheitlichen Prozess betreuen

Und genau das ist der Punkt, der im Kanzleialltag zählt:

Weniger Belege zusammensuchen. Weniger Daten abtippen. Weniger E-Mails hinterherlaufen. Weniger doppelte Arbeit. Mehr Zeit für die eigentliche Buchhaltung.

Der Ablauf auf einen Blick

Mandant stellt Belege bereit

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domonda liest die Daten aus

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Belege werden geprüft und kontiert

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Kostenstellen, Kassa und Verrechnungskonten werden berücksichtigt

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Bank und Zahlungen werden abgeglichen

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Freigaben und Rückfragen werden erledigt

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offene Punkte werden kontrolliert

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Monatsabschluss wird übergeben

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Buchungsdaten werden an BMD, DATEV, dvo, Addison OneClick, Agenda, Lexware bzw. das jeweilige Zielsystem übergeben

↓

Die Kanzlei führt die laufende Buchhaltung und Abschlussarbeiten im gewohnten Buchhaltungssystem durch

Starten Sie mit dem für Ihre Kanzlei passenden Setup

Sie müssen Ihren bestehenden Kanzleiprozess nicht komplett neu erfinden.

Legen Sie gemeinsam mit Ihrem Mandanten fest, welche Aufgaben domonda übernehmen soll und welche Arbeiten weiterhin in Ihrem Buchhaltungssystem stattfinden.

Für die Einrichtung und die Abstimmung mit Ihrem Zielsystem finden Sie in der domonda Academy für Steuerberater die passenden Anleitungen.

Erfahrungen aus der Kanzleipraxis

Wie die Zusammenarbeit mit domonda im Kanzleialltag tatsächlich funktioniert, zeigen auch unsere Kunden- und Kanzleiberichte.

Lesen Sie, wie Tax Comfort die Zusammenarbeit mit Mandanten gestaltet, wie SBB Digruber die Zusammenarbeit mit Klienten organisiert und wie Saturo domonda für seine Finanzprozesse einsetzt.

→ Tax Comfort: Digital und trotzdem persönlich

→ SBB Digruber: Zusammenarbeit mit Klienten der Kanzlei

→ Saturo: Vollwertig und nachhaltig