domonda für Steuerberatungskanzleien

Domonda liefert die digitale Infrastruktur für die Kanzlei-Klienten-Beziehung: domonda digitalisiert die Buchhaltung und optimiert die Abläufe zwischen Klient und Steuerbüro.

Kanzleien und Steuerbüros in Österreich und Deutschland arbeiten mit domonda zusammen, um die Abläufe mit Ihren Klienten zu vereinfachen. Automatisieren Sie Arbeitsabläufe zwischen Ihnen und Ihren Klienten und ermöglichen Sie eine vorbereitende KI-Buchhaltung, welche nicht nur Zeit sondern auch Kosten spart. Erfahren Sie weitere Details der Zusammenarbeit in diesem Artikel.

Was bringt domonda der Kanzlei?

Wobei hilft mir domonda als Kanzlei?

domonda ist ein zentrales Tool, in dem sowohl Buchhalter:innen als auch Klient:innen arbeiten.

Die Aufgabe der Klient:innen ist es, die Daten ins System zu bringen: Belege, Banktransaktionen und andere relevante Unterlagen wie beispielsweise Verträge, die als sonstige Dokumente hochgeladen werden können.

Sobald die relevanten Daten im System sind, übernimmt domonda die weitere Automatisierung. Die Belegmerkmale werden ausgelesen, Geschäftspartner zugeordnet, passende Zahlungen gesucht und Kontierungen vorgeschlagen. Buchhalter:innen kontrollieren und ergänzen anschließend die vorbereiteten Daten.

Dieser Leitfaden zeigt, wie die Zusammenarbeit vom Belegeingang bis zur Übergabe an Ihre Kanzleisoftware aussehen kann.

So verändert sich der Ablauf im Kanzleialltag

Ohne domonda: Belege per Mail oder Papier → Kanzlei sammelt und sortiert → fehlende Unterlagen nachfragen → manuelle Vorbereitung → Rückfragen per Mail → kurzfristige Übergabe der Unterlagen vor der USt-Voranmeldung.

Mit domonda: Belege direkt in den Mandantenaccount → automatische Auslesung und Kontierungsvorschläge → bereits kontierte und noch unkontierte Belege können gezielt gefiltert werden → Rückfragen direkt am Beleg → Buchhalter:innen kontrollieren und ergänzen → Export ins Buchhaltungsprogramm.

Welche Funktionen unterstützen Ihre Kanzlei?

Wie weit die Vorbereitung in domonda geht, legen Sie gemeinsam mit Ihren Klient:innen fest. Sie können domonda für die Belegsammlung und Prüfung nutzen oder zusätzlich Kontierung, Kostenstellen, Kassa, Bank, Zahlungszuordnung und Freigaben darin abbilden.

Dafür stehen unter anderem folgende Funktionen zur Verfügung:

• Automatische Auslesung der Rechnungsdaten

• Zuordnung von Geschäftspartnern und Personenkonten

• Kontierung direkt am Beleg, einschließlich Splitbuchungen

• Automatische Kontierungsvorschläge auf Basis bisheriger Buchungen

• Kostenstellen und Kostenträger

• Kassenbuch für bar bezahlte Belege

• Banktransaktionen und Kreditkarten

• Mitarbeiter:innenspesen und weitere Verrechnungskonten

• Automatische Zuordnung von Zahlungen und Belegen

• Rückfragen und Kommentare direkt an Belegen und Transaktionen

• Freigaben und Workflows

• To-do-Liste über das Dashboard „Handlung erforderlich“

• Buchhaltungsübersicht

• One-Click Monatsabschluss

• One-Click Belegvollständigkeitscheck

• Schnittstellenkonforme Buchhaltungsexporte

• Nachvollziehbare Bearbeitungs- und Exportvorgänge

Die vorbereiteten Buchungsdaten können anschließend an das Buchhaltungssystem der Kanzlei übergeben werden. Unterstützt werden unter anderem BMD, DATEV, RZL, dvo, Addison OneClick, Agenda und Lexware.

→ Zusammenarbeit mit Steuerberater:innen und Buchhaltungssysteme

Setup und Zusammenarbeit

Zusammenarbeit und Zuständigkeiten festlegen

Bevor die gemeinsame Verarbeitung beginnt, sollte klar sein, wer welche Aufgaben übernimmt.

Eine mögliche Aufteilung sieht so aus:

Die Aufteilung richtet sich nach der vereinbarten Zusammenarbeit. Manche Klient:innen stellen ausschließlich Unterlagen bereit, andere erfassen bereits Kostenstellen, führen das Kassenbuch oder organisieren interne Freigaben.

Benutzer:innen und Zugriffsrechte können entsprechend den jeweiligen Aufgaben eingerichtet werden.

→ Benutzer:innen anlegen und berechtigen

Ein gemeinsamer monatlicher Stichtag erleichtert die Abstimmung: Bis wann liegen die Unterlagen vor? Wann werden Rückfragen beantwortet? Und wann wird der Monat an die Buchhaltung übergeben?

Das passende Buchhaltungs-Setup

Das Buchhaltungs-Setup wird auf das System Ihrer Kanzlei abgestimmt. Bestehende Sachkonten, Personenkonten und Kostenstellen können in domonda hinterlegt werden. So arbeiten Sie mit den gewohnten Konten und Strukturen weiter.

Welche Stammdaten und Unterlagen für die Einrichtung benötigt werden, hängt vom jeweiligen Zielsystem ab. Die passenden Voraussetzungen und Übergabewege finden Sie in der Academy.

→ Buchhaltung in domonda

→ Setup und Übergabe für Ihr Buchhaltungssystem

Gerade bei Personenkonten ist ein sauberer Datenbestand wichtig. Geschäftspartner und deren Stammdaten können in domonda bearbeitet und bei doppelten Einträgen zusammengeführt werden.

Unterjährig mit domonda starten

Beginnt die Zusammenarbeit während des Jahres, wird zuerst abgestimmt, welche Belege und Bankbewegungen bereits verbucht wurden.

Ein eindeutiger Startpunkt hilft, doppelte Übernahmen zu vermeiden und noch offene Vorgänge zu berücksichtigen.

Mehrere Klient:innen, ein gemeinsamer Ablauf

Kanzleimitarbeiter:innen können entsprechend ihrer Berechtigungen mehrere Accounts ihrer Klient:innen betreuen.

Der beschriebene Ablauf lässt sich dadurch für mehrere Klient:innen nutzen. Zuständigkeiten, Verrechnungskonten und Freigabeprozesse werden an die jeweiligen Anforderungen angepasst.

So kann Ihre Kanzlei einen gemeinsamen Prozess etablieren, ohne dass alle Klient:innen dieselben Aufgaben übernehmen müssen.

Der laufende Buchhaltungsprozess

Klient:innen stellen die Daten bereit

Die Aufgabe der Klient:innen ist es, die relevanten Daten und Unterlagen laufend in domonda bereitzustellen.

Dazu gehören Rechnungen, Banktransaktionen, Kreditkartenbelege, Spesen von Mitarbeiter:innen und weitere Unterlagen. Auch Verträge können als sonstige Dokumente abgelegt werden.

Rechnungen gelangen beispielsweise per Upload oder E-Mail ins System. Banktransaktionen werden über eine verfügbare Bankanbindung oder per Import bereitgestellt.

Kassenbuch für bar bezahlte Belege

Für Barzahlungen steht das Kassenbuch zur Verfügung. Einnahmen und Ausgaben können erfasst und mit den zugehörigen Belegen verbunden werden.

Damit liegen auch die bar bezahlten Geschäftsvorfälle für die weitere Buchhaltung in domonda vor.

Spesen, Kreditkarten und Verrechnungskonten

Auch Spesen von Mitarbeiter:innen, Kreditkarten und weitere Verrechnungskonten können in die laufende Verarbeitung einbezogen werden.

Wird beispielsweise eine Hotelrechnung privat oder mit der Firmenkreditkarte bezahlt, können der Beleg und die zugehörigen Informationen bereits während des Monats bereitgestellt werden. Die Buchhaltung kann den Vorgang anschließend entsprechend prüfen und kontieren.

Welche Verrechnungskonten verwendet werden und wie die Daten bereitgestellt werden, wird im Rahmen des Setups vereinbart.

domonda übernimmt die automatische Vorbereitung

Sobald die Daten im System sind, beginnt domonda mit der Verarbeitung.

Belegmerkmale auslesen

domonda liest die relevanten Informationen aus dem Beleg aus, beispielsweise:

• Geschäftspartner

• Rechnungsnummer

• Rechnungsdatum und Leistungsdatum

• Netto-, Steuer- und Bruttobeträge

• Währung

• Zahlungsinformationen

Die automatische Auslesung reduziert die manuelle Dateneingabe. Die erkannten Werte stehen für die weitere Bearbeitung bereit und können direkt mit dem Originalbeleg verglichen werden.

Geschäftspartner und Personenkonto zuordnen

domonda prüft, ob der erkannte Geschäftspartner bereits vorhanden ist und ein Personenkonto hinterlegt wurde.

Wird ein neuer Geschäftspartner erkannt, legt domonda diesen an. Das zugehörige Personenkonto wird beim vollständigen Buchhaltungsexport automatisch erstellt, sofern noch keines vorhanden ist. Alternativ kann es vorab manuell angelegt werden.

Ein unvollständiger Buchhaltungsexport erzeugt keine neuen Personenkonten.

Belege und Banktransaktionen verbinden

domonda sucht nach einer passenden Banktransaktion zum Beleg. Wird eine Zahlung zugeordnet, aktualisiert sich der Zahlungsstatus entsprechend.

Dadurch lässt sich nachvollziehen, welche Rechnung bezahlt wurde und welche Zahlung noch nicht zugeordnet ist. Die Verknüpfungen können bei Bedarf geprüft und ergänzt werden.

→ Bank und Zahlungen

Automatische Kontierungsvorschläge

Auf Basis bisheriger Buchungen kann domonda automatisch eine passende Buchungszeile vorschlagen.

Bei bekannten Geschäftsvorfällen müssen Buchhalter:innen die Kontierung dadurch nicht jedes Mal neu aufbauen. Sie kontrollieren den Vorschlag und passen ihn bei Bedarf an. Liegt kein passender Vorschlag vor, wird die Kontierung manuell ergänzt.

One-Click Monatsabschluss: Den Monat übergeben

Sobald Klient:innen ihre Unterlagen für den Monat vollständig bereitgestellt haben, übergeben sie diese über den One-Click Monatsabschluss offiziell an die Buchhaltung.

Dabei werden offene Vorgänge im System geprüft. Die Buchhaltung wird über die Übergabe informiert, und der abgeschlossene Monat wird entsprechend angezeigt.

Für die Kanzlei entsteht ein klarer Übergabepunkt: Die Klient:innen bestätigen, dass der Monat aus ihrer Sicht zur Bearbeitung bereitsteht. Die fachliche Prüfung erfolgt anschließend durch die Buchhaltung.

→ One-Click Monatsabschluss

Buchhalter:innen kontrollieren und ergänzen

Buchhalter:innen prüfen die ausgelesenen Belegdaten, die vorgeschlagenen Kontierungen und die steuerliche Behandlung. Fehlende Angaben werden ergänzt und fehlerhafte Werte korrigiert.

Gerade bei ungewöhnlichen Rechnungslayouts, Rabatten, Gutschriften oder verkürzten Datumsangaben hilft der direkte Vergleich mit dem Originalbeleg.

Kontierung direkt am Beleg

Sachkonto, Personenkonto, Steuercode, Buchungstext und Buchungsbetrag können direkt in domonda bearbeitet werden. Auch Splitbuchungen sind möglich.

Die Buchhaltungsübersicht führt die Belege und die zugehörigen Buchungsinformationen zusammen.

→ Belege kontieren

→ Buchhaltungsübersicht

Kostenstellen und Kostenträger

Kostenstellen und Kostenträger können am Beleg erfasst und für die Buchungszeilen übernommen werden. Auch Aufteilungen auf mehrere Projekte oder Abteilungen sind möglich.

So kann die Zuordnung bereits bei der Belegbearbeitung vorbereitet und von der Buchhaltung kontrolliert werden.

→ Kostenstellen und Kostenträger

To-do-Liste über das Dashboard „Handlung erforderlich“

Das Dashboard „Handlung erforderlich“ gibt einen Überblick über offene Aufgaben.

Buchhalter:innen können es als To-do-Liste für die weitere Bearbeitung nutzen. Auch Klient:innen sehen im Rahmen ihrer Berechtigungen, wo noch eine Handlung erforderlich ist.

Rückfragen und Freigaben direkt am Beleg

Nicht jeder Beleg kann sofort fertig bearbeitet werden. Manchmal fehlt eine Information, eine Kostenstelle ist unklar oder eine Rechnung muss noch inhaltlich freigegeben werden.

Im Reiter „Zusammenarbeit“ können Rückfragen direkt beim betreffenden Beleg gestellt und beantwortet werden.

Beispielsweise lässt sich dort klären, welchem Projekt eine Rechnung zuzuordnen ist oder ob eine Ausgabe betrieblich oder privat veranlasst war. Frage und Antwort bleiben beim Dokument und sind auch später nachvollziehbar.

Freigaben und Workflows

Mit Freigaben und Workflows können die zuständigen Personen in die Bearbeitung eingebunden werden. So lässt sich beispielsweise festlegen, wer eine Rechnung prüfen und genehmigen soll.

→ Freigaben und Workflows

Übergabe und Qualitätssicherung

One-Click Belegvollständigkeitscheck

Mit einem Klick auf den Filter „Unklare Transaktionen“ sehen Buchhalter:innen, welche Vorgänge noch geprüft werden müssen, beispielsweise weil ein zugehöriger Beleg fehlt.

Fehlende Unterlagen können anschließend gezielt bei den Klient:innen angefragt werden.

Auch Transaktionen können kommentiert werden

Kommentare können direkt an der Transaktion hinterlegt werden, beispielsweise:

• „Beleg wird nachgeliefert“

• „Beleg verloren“

• „Privat bezahlt“

• „Bitte Zuordnung prüfen“

Dadurch bleibt für Klient:innen und Buchhalter:innen nachvollziehbar, was bereits geklärt wurde und welche Unterlagen noch ausständig sind.

Der Filter und die Kommentare helfen dabei, offene Vorgänge vor dem Buchhaltungsexport zu bearbeiten.

Schnittstellenkonformer Buchhaltungsexport

Nach der Kontrolle und Klärung der offenen Punkte wird die vorbereitete Buchhaltung an das jeweilige Zielsystem übergeben.

domonda unterstützt unter anderem BMD, DATEV, RZL, dvo, Addison OneClick, Agenda und Lexware.

Je nach System können Buchungsinformationen gemeinsam mit den zugehörigen Belegbildern übergeben werden. Der konkrete Export und die Übernahme richten sich nach dem eingerichteten Setup.

→ Buchhaltungssysteme und Übergabewege

→ Export der Buchungsdaten

Für einzelne Systeme finden Sie eigene Detailanleitungen:

→ BMD: Setup und Übergabe

→ DATEV: Export von Belegdaten

→ DATEV: Bankimport

Gut zu wissen: Eine Rechnung muss nicht bereits bezahlt sein, um für die Buchhaltung vorbereitet und exportiert zu werden. Zahlungsstatus und Buchhaltungsexport sind unterschiedliche Schritte.

Was bleibt in der Kanzlei?

domonda unterstützt die vorbereitende Buchhaltung. Die weitere Finanzbuchhaltung und Abschlussarbeiten erfolgen in Ihrer Kanzleisoftware.

Dazu gehören beispielsweise:

• Endgültige Kontenabstimmung

• Abgrenzungen

• Abschlussarbeiten

• Systemabhängige Sonderfälle

• Weitere fachliche Prüfungen

Nachvollziehbarkeit und Datensicherheit

Gerade bei Finanzdaten und Unterlagen Ihrer Klient:innen muss nachvollziehbar sein, was mit einem Beleg passiert ist.

domonda bietet unter anderem Audit Trails und eine versionierte Dokumentendatenbank. Bearbeitungsschritte und Exportvorgänge bleiben nachvollziehbar. Rollen und Zugriffsrechte legen fest, wer auf die jeweiligen Daten zugreifen und sie bearbeiten darf.

Weitere Informationen zu Datensicherheit und Datenschutz finden Sie in der Academy.

→ Datensicherheit bei domonda

→ Häufige Fragen

Der Ablauf auf einen Blick

Klient:innen stellen die Unterlagen bereit.
Belege, Banktransaktionen, Kassenbuch und weitere relevante Daten gelangen laufend ins System.

domonda übernimmt die automatische Vorbereitung.
Rechnungsdaten werden ausgelesen, Geschäftspartner und Zahlungen zugeordnet und Kontierungen vorgeschlagen.

Klient:innen übergeben den Monat.
Der One-Click Monatsabschluss schafft einen klaren Übergabepunkt an die Buchhaltung.

Buchhalter:innen kontrollieren und ergänzen.
Belegdaten und Kontierungen werden geprüft. Rückfragen bleiben direkt beim Beleg.

Offene Transaktionen werden geklärt.
Der One-Click Belegvollständigkeitscheck macht Vorgänge sichtbar, bei denen beispielsweise noch Unterlagen fehlen.

Die vorbereitete Buchhaltung wird übergeben.
Der schnittstellenkonforme Export bringt die Daten in das Buchhaltungssystem der Kanzlei.

Erfahrungen aus der Kanzleipraxis

Wie die Zusammenarbeit mit domonda im Alltag funktioniert, zeigen unsere Praxisberichte.

Lesen Sie, wie Tax Comfort die Zusammenarbeit mit Klient:innen gestaltet, wie SBB Digruber die Betreuung seiner Klient:innen organisiert und wie Saturo domonda für seine Finanzprozesse einsetzt.

→ Tax Comfort: Digital und trotzdem persönlich

→ SBB Digruber: Zusammenarbeit mit Klient:innen der Kanzlei

→ Saturo: Vollwertig und nachhaltig