Beschreibung der Funktion
In der offene Posten Liste sehen Sie, welche Rechnungen noch nicht beglichen wurden. Für Ausgangsrechnungen können Sie Zahlungserinnerungen an Ihre Kunden senden. Dadurch können Sie schnell und unkompliziert offene Rechnungen bei Ihren Kunden in Erinnerung rufen und offene Forderungen zeitnah erledigen.
Um Ihr Mahnungswesen weiter zu professionalisieren empfehlen wir Ihnen, Mahnungen und Zahlungserinnerungen an Ihre Kunden über Ihre eigene E-Mail-Domain und Adressen zu versenden. Damit kann Ihr Kunde persönlicher angesprochen werden und somit zukünftig die Automatisierung der Zahlungserinnerungen verlässlicher funktionieren. Wie das funktioniert erfahren Sie weiter unten im Text.
Wie sende ich eine Zahlungserinnerung?
Wählen Sie in der offene Posten Liste die Ausgangsrechnung, die Sie mahnen möchten aus. Ist die Rechnung fällig (abgelaufenes Fälligkeitsdatum), erscheint unter dem Reiter „Zahlung“ unterhalb der Zahlungsdetails der Punkt „Zahlungserinnerung“.
Sofern die E-Mail-Adresse des Kunden nicht bereits in den Stammdaten hinterlegt wurde, können Sie diese selbst angeben. Den Standardtext können Sie individuell direkt im Nachrichten-Fenster anpassen. Wie Sie den Zahlungserinnerungs-Standardtext bearbeiten können, finden Sie im Anschluss.
Zahlungserinnerung - Standardtext ändern
Begeben Sie sich in die Einstellungen, indem Sie mit der Maus über Ihren Benutzernamen fahren und Einstellungen auswählen.
Anschließend finden Sie die Funktion beim Auswählen des Menüpunktes “Firma” in der linken Spalte und daraufhin im Unterpunkt “Erweitert”.
Über eigene E-Mail Adresse Mahnungen schicken
In den Einstellungen finden Sie die Funktion E-Mail SMTP beim Menüpunkt “Integrationen” und dann im Unterpunkt “E-Mail”.
Wie Sie die SMTP-Konfiguration in Ihrer eigenen Email-Infrastruktur durchführen, besprechen Sie bitte mit Ihrem IT-Team.
Wenn Sie die Email-Infrastruktur von Google (Gmail) verwenden, hilft Ihnen vielleicht diese Information (Option 2):