Vertretungsregel für abwesende Benutzer einrichten
In diesem Artikel finden Sie eine Schritt-für-Schritt Anleitung zur Erstellung von Workflow-Regeln zur Erweiterung Ihres personalisierten domonda Workflows um eine einfache Vertretungsfunktion zur Freigabe von Rechnungen. Nachdem ein ADMIN diese Workflow-Regeln aufgesetzt hat benötigt es keine spezielle Berechtigung mehr, um die Umleitung der Freigaben durchzuführen.
Wofür diese Lösung geeignet ist:
ermöglicht es, offene Genehmigungsanfragen eines abwesenden Benutzers (wegen Krankheit oder Urlaub) unkompliziert von einem fix definierten Vertretungsbenutzer zu übernehmen
stellt sicher, dass Rechnungen auch während der Abwesenheit von Mitarbeitern im Workflow weiterbearbeitet werden
Erfordert eine manuelle Interaktion zur temporären Umleitung der Freigaben
Durch die Zuweisung eines definierten Tags (z.B. “Herr_Müller“) wird die offene Genehmigungsanfrage eines derzeit abwesenden Mitarbeiter auf “Herrn Müller” umgeleitet. Dieser kann dann in Vertretung freigeben.
Workflow-Regeln Erstellen
Für die weiteren Schritte muss die Rolle ADMIN vorliegen, um die benötigten Rechte zur Durchführung zu haben.
Tag erstellen
Zunächst muss ein Tag erstellt werden, damit im nächsten Schritt dieser Tag in den Workflow-regeln ausgewählt werden kann.
Der Name des Tags ist frei wählbar, als bewährte Vorgehensweise empfiehlt sich jedoch der Nachname des Vertretungsbenutzers. Dies kann unter Einstellungen -> Tags erfolgen.
Kondition einrichten
Im nächsten Schritt wird eine Kondition konfiguriert, die prüft, ob eine Rechnung mit dem erstellten Tag versehen wurde. Dies erfolgt unter Einstellungen -> Regeln -> Konditionen.
Reaktion konfigurieren
Danach wird eine Reaktion eingerichtet, die:
die Genehmigungsanfrage an den jeweiligen Vertretungsbenutzer erstellt
alle offenen Genehmigungsanfragen storniert (damit die Rechnung nach Freigabe durch den Vertretungsbenutzer auto. in den nächsten Workflow-Schritt verschoben wird).
Workflow-Regel konfigurieren
Nachdem die entsprechende Kondition und Reaktion erstellt wurden, kann die eigentliche Regel konfiguriert werden. Der Auslöser der Regel sollte auf “Einmalig” gesetzt werden und die zuvor eingerichtete Kondition und Reaktion sollte ausgewählt werden.
Freigaben Umleiten: Rechnungen filtern und Tag zuweisen
Einmal alle paar Tage muss ein beliebiger domonda Benutzer oder die Vertretung selbst due Umleitung der Freigaben vornehmen. Dies geht mit wenigen Schritten und erfordert keine spezielle Berechtigung vom Freigeber.
Filtern der notwendigen Rechnungen
Abschließend können die Rechnungen nach dem Genehmigung gefiltert werden: Status -> Genehmigung -> Nicht freigegeben > Auswahl des abwesenden Benutzers.
Umleiten der Rechnungsfreigaben durch Tagging
Über eine Bulk-Aktion kann dann der neu erstellte Tag allen Rechnungen zugewiesen werden, die auf die Genehmigung des abwesenden Benutzers warten. Nach der Zuweisung wird die Regel auto. ausgelöst und die Rechnungen werden dem Vertretungsbenutzer zugewiesen.
Abgrenzung und Limits der Lösung
Diese hier beschriebene Lösung funktioniert in den meisten personalisierten Workflows in domonda. Sollte es bei Ihnen nicht funktionieren oder Sie sich nicht sicher sein fragen Sie gerne den Support.
Die Lösung funktioniert u.U. nicht für Nicht-personalisierte Workflows.
Hinweise:
Diese Lösung funktioniert nicht wie erwartet, wenn mehrere Benutzer denselben Workflow-Schritt freigeben müssen. In diesem Fall kann nur der Vertretungsbenutzer die betroffenen Rechnungen freigeben und in den nächsten Workflow-Schritt verschieben
Für jeden Vertretungsbenutzer muss ein eigener Tag angelegt und eine eigene Regel konfiguriert werden