Wie kann ich die Auslesequote und damit die Automatisierung von Rechnungen verbessern

Erkennung des Geschäftspartners

Es kann vorkommen, dass domonda die Existenz eines bereits bestehenden Lieferanten nicht erkennt, weil am Beleg eine eindeutige ID fehlt (zb UID Nummer fehlt oder eine leicht andere Schreibweise des Namens des Geschäftspartners uä).

Sehr häufig geschieht dies, wenn keine UID-Nummer beim Geschäftspartner hinterlegt ist, wie es leider häufig nach dem initialen Import Ihrer Daten aus der Buchhaltung vorkommt.

Folgende Maßnahmen können Sie ergreifen, damit der Geschäftspartner erkannt wird:

Hinterlegen Sie die UID-Nummer (evtl auch zusätzlich länderspezifische UID-Nummern, sofern der Geschäftspartner in mehreren Ländern aktiv ist)
Hinterlegen Sie eine eindeutige URL für die Website des Geschäftspartners, zusätzlich eine Email-Adresse, die auf Rechnungen vorkommt
Hinterlegen Sie alternative Schreibformen des Geschäftspartner in Alternative Namen

Hier exemplarisch am Beispiel von Geschäftspartner Domonda:

Wenn domonda einen Geschäftspartner nicht erkennt wird bei der Datenextraktion ein neuer zusätzlicher Geschäftspartner angelegt. Diese beiden Geschäftspartner können jeweils manuell zusammen geführt werden, am besten vor dem Buchhaltungsexport.

Wenn ein Buchhaltungsexport bereits gemacht wurde und eine neue Personenkontennummer angelegt wurden, lesen Sie bitte Erstellung von automatischen Personenkontennummern in domonda.

Fälligkeitsdatum auf meinen Ausgangsrechnungen

Folgende Schreibweisen und Varianten werden auf Rechnungen sehr gut automatisch erkannt und auf das zugehörige Fälligkeitsdatum umgerechnet:

Zahlungskonditionen: 14 Tage netto
Fälligkeitsdatum: 28.02.2023
Bitte überweisen Sie den Gesamtbetrag innerhalb von 7 Tagen auf das unten angeführte Bankkonto
Zahlungsbedingungen 20 Tage netto
Die Rechnung ist zahlbar in 30 Tagen.

Bei der Syncronisierung mit Ihrem Rechnungsprogramm (z.B. mit Billomat udgl) wird es übrigens automatisch vom Service übergeben und damit in domonda korrekt gesetzt.

Leistungszeitraum

Folgende Schreibweisen und Varianten werden auf Rechnungen sehr gut automatisch erkannt und auf das zugehörige Leistungsdatum (Von-Bis Zeitraum) umgerechnet:

Service date: 31.01.2024 → setzt das “Leistungszeitraum bis” Feld auf das Datum 31.01.2024. “Leistungszeitraum von” bleibt leer
Lieferdatum: 23.01.2024 → setzt das “Leistungszeitraum bis” Feld auf das Datum 23.01.2024. “Leistungszeitraum von” bleibt leer
Leistungsdatum: 2023.04.15 → setzt das “Leistungszeitraum bis” Feld auf das Datum 15.04.2023. “Leistungszeitraum von” bleibt leer

“Leistungszeitraum von” muss meist manuell gesetzt werden

Bei der Syncronisierung mit Ihrem Rechnungsprogramm (z.B. mit Billomat udgl) wird es übrigens automatisch vom Service übergeben und damit in domonda korrekt gesetzt.